Voiture en société, quel usage privé possible ? Et quel traitement fiscal ? -

Lorsqu’un salarié doit choisir entre telle et telle offre d’emploi, la mise à disposition d’une voiture de société s’avère être un critère déterminant. Depuis de nombreuses années, cette pratique est démocratisée dans vos entreprises. Mais qu’en est-il alors de l’usage privé ? Votre salarié peut-il partir en vacances avec sa voiture de société ? Aller faire ses courses ? Et dans ce cas, quelle est incidence fiscale pour votre société ? A suivre, les réponses et conseils de nos experts comptables.

Quid de la voiture de société ?

La voiture de société est un véhicule mis contractuellement à disposition du salarié et dont les frais sont à la charge de l’employeur.

Il s’agit d’un avantage social répandu qui vient compléter le salaire des salariés. Bien souvent, la mise à disposition d’une voiture de société représente un coût moindre que l’augmentation du salaire de l’employé. C’est pourquoi de nombreux employeurs choisissent d’accorder cet avantage.

Pour vous, sociétés de management, indépendants et consultants, les principes appliqués au titre d’un usage privé du véhicule de société s’appliquent de la même façon que pour les salariés.

Les frais liés aux véhicules pris en charge par l’employeur sont :

l’entretien (vidange…),
et les réparations (liés à l’usure ou à un accident).

Généralement, l’employeur décide aussi d’assumer les dépenses de carburant. Pour simplifier la gestion administrative, il confie à son salarié une carte essence qui a pour intérêt de regrouper toutes les dépenses en une seule facture mensuelle débitée sur le compte bancaire de l’entreprise.

Voiture de société, quel usage privé possible ?

Pour commencer, définissons l’usage privé du véhicule de société. On considère qu’un salarié fait un usage privé de son véhicule à partir du moment où cet usage ne fait pas partie de ses missions professionnelles. L’usage privé le plus récurrent et le plus courant est le trajet domicile-travail quotidien. L’usage privé du véhicule engendre un traitement fiscal particulier qui sera détaillé dans la prochaine partie.

Il est rare qu’un salarié fasse de son véhicule un seul usage professionnel. Cela sous-entendrait, que le véhicule reste sur le lieu de travail et qu’il s’en sert uniquement pour ses déplacements professionnels. L’intérêt de bénéficier d’un tel véhicule serait dans ce cas amoindri.

Toutefois, les conditions d’utilisation du véhicule dans un cadre privé peuvent être encadrés par la mise en place d’une « car policy » déterminée en amont. Cet accord négocié entre l’employeur et l’employé a pour but de détailler les conditions d’utilisation mais aussi par exemple, les responsabilités de chacun… En tant qu’entrepreneur, les experts vous conseillent de mettre en place une « car policy » pour encadrer l’utilisation du véhicule et d’anticiper les risques liés.

Voici quelques éléments que peut contenir une « car policy » :

L’autorisation ou non d’un usage privé
Le nom des personnes ou le statut des personnes qui peuvent conduire la voiture
Qui est responsable de la franchise en cas d’accident ?
Qui paye l’assurance ?
Qu’est-ce qui se passe en cas de suspension du contrat ?
En cas de licenciement, le salarié peut-il garder quelques mois le véhicule ? Si oui combien ?
…

Que se passe-t-il en période de suspension du contrat de travail ?

Nous entendons par période de suspension : arrêt maladie, congés paternité, congés payés…

La règle est simple. Tant que l’entreprise verse un salaire à son employé, il peut continuer à utiliser son véhicule de société. Dès que les indemnités de salaire sont versées par une autre entité, il ne doit plus utiliser son véhicule de société.

Bien entendu, il y a une exception à cette règle puisque les clauses de la « car policy » peuvent en décider autrement.

Maintenant que les bases sur les véhicules de société et leur utilisation sont énoncés, intéressons-nous au traitement fiscal de l’usage privé de ces voitures.

Le traitement fiscal de l’usage privé de la voiture de société

L’utilisation privée de véhicules de société représente un double enjeu fiscal : pour l’employé via l’avantage de toute nature (ATN) et pour l’entreprise via la non-déduction d’un certain pourcentage des frais liés.

L’avantage de toute nature (ATN)

Dès lors que le salarié fait usage de son véhicule pour des besoins privés, l’entreprise doit calculer un avantage de toute nature.

Le calcul de cet avantage ne prend pas en compte le nombre réel de kilomètres parcourus dans le cadre de la vie privée. Le calcul est basé sur la valeur catalogue du véhicule (TVA comprise est hors remise), le facteur d’émission du CO2 du véhicule et le type de carburant.

Le montant minimum annuel de l’ATN est de 1 340 € (revenus 2018 – exercice 2019).

Mensuellement, l’avantage de toute nature est indiqué sur le bulletin de paye du salarié. L’avantage de toute nature est assimilable à du salaire donc est imposable comme les revenus. Le taux d’imposition dépend de la tranche d’imposition du salarié.

La contribution personnelle du salarié

Dans de nombreux cas, le salarié et l’employeur se mettre d’accord pour que le salarié verse une contribution pour utiliser le véhicule. Par simplification administrative, la contribution est souvent égale ou supérieure à l’avantage de toute nature. Ainsi, la contribution personnelle du salarié annule l’avantage de toute nature. Le salarié n’a donc pas à payer d’impôt sur cette contribution. Cette contribution à un double intérêt : l’entreprise encaisse une somme d’argent qui pallie les dépenses liées à la voiture et le salarié n’est pas imposé sur cette somme d’argent.

La part de non-déduction des charges

Si l’entreprise laisse à disposition du salarié un véhicule qu’il peut utiliser pour son usage privé, elle doit réintégrer fiscalement 17 % de l’avantage de toute nature. Ce pourcentage est majoré si l’entreprise prend à sa charge les dépenses de carburant. Dans ce cas, elle doit réintégrer 40 % de l’ATN.

Anciennement, le pourcentage de 40 % de « dépenses non admises » était calculé sur l’avantage de toute nature déduit de la contribution personnelle. Désormais, la déduction de la contribution personnelle est supprimée. Les 40 % se calcule sur l’ATN au complet.

Cette réintégration se fait sur la déclaration à l’impôt des sociétés (ISOC).

Le conseil de votre fiduciaire en ligne, pensez à la car policy pour limiter les éventuels litiges

Recourir à la mise à disposition d’un véhicule de société reste un bon compromis pour le salarié. Si vous autorisez votre salarié à utiliser son véhicule dans un cadre privé, la car policy est une précaution à notre sens utile. Ce document a vocation à lister les droits et obligations de chacun pour éviter tout conflit futur. De plus, cet usage privé s’accompagne d’obligations fiscales telles que le calcul d’un avantage de toute nature, compensable par la participation personnelle du salarié. L’entreprise quant à elle doit intégrer soit 17 %, soit 40 % d’ATN en dépenses non admises. Pour toutes vos démarches fiscales, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable. Celui-ci est en première ligne pour vous aider à faire le point de toutes vos problématiques fiscales.