Conditions générales de vente

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE AFFÉRENTES AUX SERVICES D’EXPERTISE COMPTABLE

Préambule
Les experts-comptables et les fiscalistes d’AMARRIS DIRECT.BE mettent leur savoir-faire et leurs compétences en œuvre afin d’accompagner les professionnels et entreprises tout au long de leurs projets. Actif en Belgique, AMARRIS DIRECT.BE est un bureau comptable et conseiller fiscal proposant des services rémunérés aux professionnels à l’exclusion des particuliers et l’accès gratuit à une plateforme de gestion en ligne.
www.amarris-direct.be.

1. Domaine d’application et définitions

1.1. Domaine d’application

Les présentes Conditions Générales s’appliquent à toutes les relations professionnelles entre AMARRIS DIRECT.BE et ses Clients, nonobstant toutes conditions générales du Client même plus récentes, à moins que celles-ci n’aient fait l’objet, en tout ou en partie, d’une acceptation expresse et écrite par AMARRIS DIRECT.BE.

Tout amendement de ces conditions générales ne liera les Parties que pour autant qu’il ait été explicitement accepté par écrit et signé par un représentant habilité à cette fin de chaque Partie contractante.

Les conditions générales contiennent l’entièreté des conventions et accords conclus entre Parties en ce qui concerne les obligations de AMARRIS DIRECT.BE relatives aux missions qui lui sont confiées et remplacent tous arrangements et accords antérieurement conclus par les Parties soit par écrit, soit verbalement ou tacitement.

En cas de contradiction entre la Lettre de Mission et les Conditions Générales, la Lettre de Mission prime.

1.2. Définitions

Les mots et phrases suivants, qui sont largement utilisés dans les présentes Conditions Générales, ont le sens spécifié ci-après, et ce partout où ils sont utilisés dans le Contrat de Services.

  • Le Client ou Vous (et les expressions équivalentes) : le destinataire (ou les destinataires) de la Lettre de Mission contractant avec AMARRIS DIRECT.BE
  • ou Nous (ou expression équivalente) : société privée à responsabilité limitée (SPRL) dont le numéro d’entreprise est le 0836.988.452 et le siège social est sis Cours Saint-Michel 30C à 1040 Bruxelles.
  • La lettre de Mission – la lettre confirmant la mission, les travaux à effectuer et comportant les présentes Conditions Générales.
  • Le Contrat de Services ou Contrat d’expertise-comptable : les présentes Conditions Générales et la Lettre de Mission, ainsi que tout document auquel il est fait spécifiquement référence dans la Lettre de Mission. 
  • Les Services : les services professionnels rendus par Nous en vertu de la Lettre de Mission.
  • L’Équipe de Projet : toutes les Personnes de AMARRIS DIRECT.BE, séparément ou ensemble, qui sont impliquées dans l’exécution des Services.
  • Autres Personnes d’AMARRIS DIRECT.BE : toutes les Personnes AMARRIS DIRECT.BE, séparément ou ensemble, qui ne sont pas membres de l’Équipe de Projet.

2. Définition de la mission d’AMARRIS DIRECT.BE

Conformément à la lettre de mission, la mission de présentation vise à permettre à AMARRIS DIRECT.BE d’attester, sauf difficultés particulières, qu’il n’a rien relevé qui remette en cause la régularité (en la forme) de la comptabilité ainsi que la cohérence et la vraisemblance éventuelle des comptes annuels issus en tenant compte des documents et informations fournis par l’entreprise. Elle peut ainsi conduire à l’établissement d’une attestation qui fait partie des documents de synthèse qui seront remis au client. Le niveau d’assurance de cette mission est inférieur à celui d’un audit ou d’un examen limité des comptes annuels.

Cette mission n’a pas pour objectif de déceler des erreurs, actes illégaux, fraudes, détournements ou autres irrégularités pouvant avoir lieu ou ayant eu lieu dans l’entité du client. Le client reste responsable à l’égard des tiers de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à la présentation de ses comptes ainsi que des procédures de contrôle interne concourant à l’élaboration de ces comptes.

Le client autorise AMARRIS DIRECT.BE, à transmettre par voie électronique, directement ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant de son choix, les déclarations et les données comptables, fiscales et sociales, ainsi que tous documents annexes les accompagnants et toutes informations complémentaires demandées par l’administration et à transmettre les informations permettant l’émission d’un titre de paiement.

Si la Lettre de Mission mentionne nommément des personnes spécifiques à impliquer dans la fourniture des services, AMARRIS DIRECT.BE fera tous les efforts raisonnables pour impliquer effectivement ces personnes. AMARRIS DIRECT.BE peut substituer aux personnes ainsi nommément désignées d’autres personnes ayant des capacités équivalentes ou similaires. 

3. Nature et limites des travaux à mettre en œuvre

Les travaux peuvent être de nature différente et couvrent conformément à la Lettre de Mission notamment :

  • La tenue comptable avec mise à jour mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne ;
  • La déclaration fiscale ISOC / IPP ;
  • Le conseil en gestion et fiscalité notamment en matière d’innovation ou de droits intellectuels ;
  • L’établissement de fiches fiscales ;
  • L’accompagnement à la création d’entreprise dont l’établissement d’un plan financier et l’optimisation fiscale et comptable du passage en société ;
  • Omnium Fiscal ; Les conditions générales de la garantie Omnium, contrôle fiscal sont reprises sur le site d’AMARRIS DIRECT.BE ;
  • La gestion administrative des obligations comptables notamment en matière d’affiliation à la sécurité sociale ou d’assujettissement à la TVA & BCE ;
  • Le paiement des salaires des dirigeants d’entreprise.

De manière générale, les travaux effectués par AMARRIS DIRECT.BE consisteront en :

• une prise de connaissance générale de l’entreprise ;

• une appréciation de la régularité formelle de la comptabilité ;

• des contrôles par épreuves des pièces justificatives ;

• un examen critique de cohérence et de vraisemblance des comptes pris dans leur ensemble ;

• la mise à disposition d’outils de gestion de sa comptabilité en ligne (Skwarel).  

Ils ne comprennent pas le contrôle de la matérialité des opérations, des inventaires physiques des actifs du client à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment), le recours à la procédure de confirmation de soldes auprès de tiers par voie de confirmations directes et l’appréciation des procédures de contrôle interne. AMARRIS DIRECT.BE n’étant juridiquement redevable que d’une obligation de moyens, la vérification des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par AMARRIS DIRECT.BE uniquement par épreuves, et ne portent donc pas sur l’appréciation de la légalité et de la fiabilité des documents présentés.

4. Contrat

4.1. Conclusion du contrat

Le Contrat de Services entre AMARRIS DIRECT.BE et le Client est censé avoir été conclu soit au moment où AMARRIS DIRECT.BE reçoit la Lettre de Mission dûment signée par le Client, soit au moment où AMARRIS DIRECT.BE commence à exécuter un quelconque service à la demande du Client, si ce début d’exécution se produit antérieurement à la signature de la Lettre de Mission.

Tant que AMARRIS DIRECT.BE ne reçoit pas la Lettre de Mission dûment signée par le Client, toutes les relations professionnelles entre AMARRIS DIRECT.BE et le Client seront, dans tous les cas, régies par les présentes Conditions Générales, à partir du moment et dans la mesure où elles ont été transmises au Client soit par lettre, par télécopie (fax), soit par courrier électronique, soit de la main à la main contre accusé de réception. 

4.2. Durée du contrat

À défaut d’indication de la durée du contrat dans le Lettre de Mission, le contrat est conclu pour une durée d’une année correspondant à l’exercice comptable du client.

Pour la première année, la durée du contrat couvre la période comprise entre la date d’effet du contrat et la date de clôture de l’exercice comptable du client, date d’échéance du contrat.

Le contrat est renouvelable chaque année par tacite reconduction sauf notification écrite, par courrier recommandé, par l’une des parties de sa volonté de mettre fin à la convention au moins 3 mois avant l’échéance de la période en cours.

4.3. Modification de contrat

En cas de modification substantielle de la situation comptable, fiscale, juridique ou sociale du client ou de l’ampleur de la mission, AMARRIS DIRECT.BE pourra être amené à adapter la mission initiale et proposer au client un nouveau contrat en adéquation avec le travail supplémentaire requis.

5. Obligations principales d’AMARRIS DIRECT.BE

Les missions de présentation des comptes annuels sont régies par les normes générales et spécifiques définies par l’Institut des Experts-comptables et Conseils fiscaux. Dans le respect des normes précitées, AMARRIS DIRECT.BE décide comment et par qui les missions seront exécutées. Les services afférents à ces missions seront fournis avec une diligence et un soin raisonnables en fonction de l’information qui lui est fournie.

AMARRIS DIRECT.BE contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens et non de résultat. Il peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principalement chargé du dossier est indiqué au client. À l’achèvement de sa mission, AMARRIS DIRECT.BE restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission, sous réserve que les honoraires correspondant à la mission soient soldés.

AMARRIS DIRECT.BE s’engage à ne collecter que les données personnelles qui sont strictement nécessaires à l’exécution de la lettre de mission qui le lie à son Client.

6. Secret professionnel et obligations anti-blanchiment

6.1. Secret professionnel

AMARRIS DIRECT.BE traitera comme confidentielle, conformément aux règles légales et au secret professionnel applicables aux experts-comptables et aux conseils fiscaux en Belgique toute information qui lui est fournie soit avant, soit au cours de la fourniture des Services. La présente clause n’interdira pas AMARRIS DIRECT.BE de divulguer une information si cette divulgation est requise ou permise en vertu de règles légales ou professionnelles, par exemple dans le cadre d’une procédure disciplinaire, civile ou pénale, ou dans le cadre de la législation anti-blanchiment. 

Le Client reconnaît et accepte que des informations relatives aux Services (y compris des informations confidentielles) puissent être divulguées à des tiers qui nous assistent :  

  • dans le cadre de la prestation des Services ; 
  • en vue du maintien du respect des normes de qualité et professionnelles lors de la prestation des services (comme p.ex. la participation des départements en charge du maintien de la qualité et du respect de normes professionnelles lors de la prestation de services, la participation à des mesures de contrôle de la qualité ou la mise en place et le maintien de bases de données de connaissances); 
  • dans le cadre de l’exécution de procédures d’acceptation de clients et de missions (y compris, mais non limité à la vérification de conflits d’intérêts potentiels). 

En vue de l’exécution du Contrat de Services, nous utilisons un logiciel informatique pour faciliter la gestion efficace de données. Ceci implique que des données que Vous fournissez peuvent être transférées à des serveurs informatiques qui, avec des contrôles d’accès appropriés et sous autorité de sociétés faisant partie du réseau AMARRIS DIRECT.BE, sont localisés dans l’Union européenne.

6.2. Obligations anti-blanchiment

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (« la Loi AML ») impose à AMARRIS DIRECT.BE d’identifier et de vérifier l’identité de son Client ainsi que de respecter les obligations de vigilance relatives aux opérations et aux relations d’affaires de son Client. 

Ainsi, le Client reconnait que AMARRIS DIRECT.BE peut le solliciter directement ou solliciter d’autres personnes au sein de l’organisation du Client afin d’obtenir des documents officiels et valides permettant l’identification du Client et de ces autres personnes, et peut également consulter des banques de données appropriées afin d’obtenir des informations concernant le Client, ces opérations, ces relations d’affaires ou ces autres personnes.

En outre, le Client informera sans délai AMARRIS DIRECT.BE de tout changement subséquent relatif à sa situation ainsi que celle de ces mandataires, bénéficiaires effectifs, et de son organe de gestion, et notamment si une des personnes susmentionnées est considérée comme personne politiquement exposée résidant à l’étranger, ou comme membres directs de la famille ou étroitement associées à de telles personnes, au regard de la Loi AML. Le Client s’engage, dans ce cas, à transmettre à AMARRIS DIRECT.BE, sans délai, les documents adaptés à cette nouvelle situation.

Si l’identité des personnes pertinentes n’est pas établie de façon satisfaisante dans un délai raisonnable, les circonstances pourraient être réunies empêchant AMARRIS DIRECT.BE de poursuivre l’exécution de ses Services.  

En application de la Loi AML, AMARRIS DIRECT.BE est tenu, dans des situations spécifiques, de communiquer, tout fait ou soupçon de blanchiment ou de terrorisme qu’AMARRIS DIRECT.BE a détecté dans le cadre des Services au compliance Officer de AMARRIS DIRECT.BE ou à la Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF). Dans ce dernier cas, AMARRIS DIRECT.BE a l’interdiction formelle de ne pas informer le Client de cette déclaration. 

7. Obligations principales et responsabilités du client

Le client s’engage :

• À fournir à AMARRIS DIRECT.BE préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions de la loi du 18 septembre 2017 à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces :

Dans le cadre de l’obligation d’identification du client :

– si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;

– si le client est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.

 Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :

– obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ;

– composition et répartition du capital ;

– identité des membres des organes de direction et d’administration ;

– si une ou plusieurs personnes morales détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.

Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement, toute modification de leur contenu devant être communiquée spontanément par le client à AMARRIS DIRECT.BE.

Lorsque le Client est amené à fournir à AMARRIS DIRECT.BE des données personnelles concernant ses salariés et/ou associés, celui-ci s’engage à ce que ces données aient été collectées de manière licite et loyale au sens de l’article 6 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

• À mettre à la disposition d’AMARRIS DIRECT.BE, au plus tard 8 jours avant le 20ème jour du mois qui suit le mois civil auquel la déclaration TVA se rapporte, l’ensemble des documents nécessaires à l’établissement de ladite déclaration TVA.

• À mettre à la disposition d’AMARRIS DIRECT.BE, dans les délais convenus et au plus tard dans les 60 jours de la date de clôture de son exercice social, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ; au-delà, AMARRIS DIRECT.BE ne pourra pas garantir le respect des délais légaux.

Pour ce faire, à utiliser exclusivement la plateforme d’échange de documents pour la transmission des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission (Skwarel), en respectant les consignes de dépôt, et à utiliser les supports et tableaux qui lui sont transmis par AMARRIS DIRECT.BE.

Plus généralement, le client s’engage à respecter les procédures et l’utilisation des outils qui lui ont été présentés. En cas de non-respect de cet engagement par le client, les éventuels compléments de temps d’intervention nécessaires lui seront facturés.

•  À signer dans un délai maximum de 15 jours après la signature du contrat le mandat de télétransmission de données bancaires autorisant la transmission des informations bancaires par la banque à AMARRIS DIRECT.BE sous format EBICS. En cas de changement de banque, d’ouverture d’un nouveau compte en banque, le client s’engage à en informer AMARRIS DIRECT.BE dans les meilleurs délais pour lui permettre d’initier la procédure de récupération des données auprès de la nouvelle banque.

• À saisir ses identifiants d’accès aux sites bancaires en ligne en cas de collecte des relevés bancaires par Webscrapping afin de permettre à AMARRIS DIRECT.BE de mettre en œuvre la collecte automatique des relevés de comptes bancaires (Isabel – PSD2) (plateforme de dématérialisation fiscale, sociale et bancaire). En cas de changement de banque, d’ouverture d’un nouveau compte en banque, le client s’engage à en informer AMARRIS DIRECT.BE dans les meilleurs délais et de mettre à jour la saisie de ses identifiants d’accès aux sites bancaires en ligne.

À réaliser les travaux lui incombant conformément au contrat d’expertise-comptable.

• À mettre en œuvre des mesures adéquates afin d’éviter tout accès aux outils informatiques, par des utilisateurs non autorisés et notamment de communiquer leur login ou mot de passe entre eux ou à des tiers. 

• À porter à la connaissance d’AMARRIS DIRECT.BE les faits nouveaux, importants ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale du client.

• À confirmer par écrit, si AMARRIS DIRECT.BE le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale du client. Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; le professionnel de l’expertise comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément à la réglementation en vigueur, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par AMARRIS DIRECT.BE pendant les délais de conservation requis par cette réglementation.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure, et devra d’une façon générale prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

En cas de méconnaissance, par le Client, d’une quelconque de ses obligations découlant du Contrat de Services et en conséquence de quoi un tiers introduirait ou menacerait d’introduire une plainte contre AMARRIS DIRECT.BE, le Client indemnisera, remboursera et garantira AMARRIS DIRECT.BE pour tous pertes, dommages, dépenses ou responsabilités encourus par AMARRIS DIRECT.BE qui résulteraient ou seraient liés à un tel manquement ou à une telle plainte.

8. Les résultats des services et droits de propriété intellectuelle

8.1. Les résultats de services

Quel que soit leur forme ou support, les résultats des Services sont exclusivement réservés à Votre usage exclusif et sans notre autorisation préalable et écrite ne peuvent être complètement ou partiellement copiés, référencés ou divulgués, sauf si ceci est requis par les dispositions légales et réglementaires en vigueur en Belgique (dans ce cas Vous devez nous informer au préalable). L’exécution des Services a lieu sous la condition que toute mention de notre nom et toute utilisation de notre logo, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, est soumise à notre autorisation préalable et écrite. 

8.2.2 Les Droits de propriété intellectuelle

AMARRIS DIRECT.BE reste propriétaire de tout droit d’auteur et de tous les droits de propriété intellectuelle se rapportant au produit des Services, ainsi que de nos documents de travail. Le Client deviendra propriétaire de tout produit des Services sous sa forme matérielle dès le paiement de notre État de Frais et Honoraires se rapportant à ce produit. Dans le cadre de notre prestation de services, Nous sommes autorisés à utiliser, développer ou partager les uns avec les autres les connaissances, et l’expérience à la suite de la prestation des Services. 

Tout droit d’auteur, brevet, ou autre droit intellectuel et/ou de propriété industrielle, ainsi que tout droit semblable lié à la protection de la plateforme d’échange d’AMARRIS DIRECT.BE, est et reste la propriété exclusive d’AMARRIS DIRECT.BE ou des donneurs de licence. Le Client n’est pas autorisé à accorder une licence, ou vendre une telle licence ou de tirer un quelconque avantage de la plateforme d’échange. Le Client n’est pas autorisé à décompiler, désassembler ou à soumettre à reverse engineering ou à procéder de quelque manière que ce soit à des modifications, à pirater ou à forcer l’accès à d’autres applications de la plateforme d’échange, pour lesquels aucun accès n’a été accordé.

9. Conditions financières

9.1. Honoraires

AMARRIS DIRECT.BE émettra des notes d’honoraires et états de frais pour les Services comprenant les honoraires, les frais et les y taxes afférentes (ci-après dénommés « nos Honoraires et États de Frais »). Nos Honoraires et États de Frais et ainsi que toute condition spéciale de paiement seront indiqués dans la Lettre de Mission.  

Sauf s’il était explicitement convenu autrement par écrit, les honoraires seront calculés en fonction du degré de responsabilité des personnes impliquées dans l’exécution des Services, de leurs compétences et du temps consacré à l’exécution des Services. Les frais incluront d’une part les coûts directement exposés en ce compris les dépenses encourues auprès des tiers, et d’autre part, un montant qui peut être fixé à un pourcentage des honoraires, destiné à couvrir des dépenses qui ne sont pas directement attribuables à la mission, ainsi que les coûts liés à l’accès et à l’utilisation de la plateforme d’échange.

Nos Honoraires et États de Frais peuvent différer par rapport aux estimations ou devis qui ont été fournis, par exemple lorsque des honoraires additionnels ou des dépenses supplémentaires surviennent pour donner suite à un retard dû à un manquement à l’obligation du Client de fournir l’information nécessaire pour permettre à AMARRIS DIRECT.BE d’effectuer les Services.

Dans le cas ou AMARRIS DIRECT.BE est obligé de fournir  des informations relatives au Client à un organisme régulateur ou à la  suite d’une forme de procédure juridique le Client nous remboursera nos  prestations et nos frais (y compris les frais de nos conseillers juridiques)  qui auront été encourues dans le cadre de ces requêtes, demandes ou  procédures aussi longtemps que nous ne sommes pas partie à la  requête, la demande ou la procédure dans le cadre de laquelle  l’information est sollicitée.

En cas de tacite reconduction du contrat, les honoraires seront révisés d’une année sur l’autre en fonction de la variation de l’indice Syntec (progression du dernier indice connu à la date de révision des honoraires par rapport au dernier indice de référence connu à la date de signature du contrat d’expertise-comptable).

9.2. Facturation et Modalités de règlement

Le Client doit effectuer le paiement, sans déduction, remise ou compensation, dans les délais indiqués sur la note d’Honoraires et en tout cas au plus tard dans les trente jours après sa réception, sauf convention contraire expresse dans la Lettre de Mission. La date de réception de la note d’Honoraires est fixée au jour suivant la date mentionnée sur la note d’Honoraires.  

Sauf s’il était expressément convenu autrement par écrit, tous les paiements par le Client doivent être exécutés en EUROS.

Le paiement des honoraires intervient par prélèvement bancaire mensuel, selon des modalités fixées au sein du contrat d’expertise-comptable. Tout rejet de prélèvement donnera lieu à une facturation forfaitaire de 10 euros hors taxes par prélèvement rejeté.

9.3. Retard et défaut de paiement

En cas de paiement tardif, le Client est redevable, à partir de la date d’échéance de la facture, de plein droit et sans mise en demeure, d’un intérêt de retard égal au taux d’intérêt fixé dans la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. 

Tout défaut de paiement permettra à AMARRIS DIRECT.BE de réclamer, sans qu’il soit besoin d’envoyer une mise en demeure, des dommages forfaitaires pour frais de recouvrement, équivalent à 20 % de la note d’Honoraires (avec un minimum de 50 €), à moins que AMARRIS DIRECT.BE ne puisse prouver qu’il a subi un dommage plus important. 

En outre, le non-paiement d’une note d’honoraires à l’échéance amène la réclamation immédiate de toutes les notes d’honoraires en suspens, même celles non encore échues, sans tenir compte des conditions préalablement convenues de paiement. 

Si le Contrat de Services a été résilié ou suspendu, AMARRIS DIRECT.BE peut prétendre au paiement des frais encourus jusqu’à ce moment et au paiement de ses honoraires pour le travail effectué, majorés des taxes dues. Les honoraires pour le travail accompli sont, en pareil cas, calculés en se référant aux paramètres mentionnés à l’article 9.1 des présentes Conditions Générales, telles qu’applicables au moment de l’exécution de nos Services. 

Lorsque la Lettre de Mission est adressée à plus d’un destinataire, et à moins qu’il n’y soit prévu que le paiement de notre note d’Honoraires et États de Frais sera réalisé par l’un des destinataires ou par un tiers, tous les destinataires seront chacun solidairement et conjointement tenus pour le tout de payer notre note d’Honoraires et État de Frais et ainsi que tous intérêts et indemnités qui s’y rapporteraient. 

En cas de non-paiement des honoraires et/ou des pénalités de retard, AMARRIS DIRECT.BE bénéficie du droit de rétention dans les conditions fixées au sein du Code de déontologie des professionnels de l’expertise-comptable.

9.4. Majoration des honoraires en cas de retard dans la communication des documents

En cas de retard du client dans la communication des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission, une majoration des honoraires sera appliquée selon le barème suivant :

Date de clôture + 2 mois         20 %

Date de clôture + 3 mois         25 %

Date de clôture + 4 mois         30 %

et ce sans préjudice du droit pour AMARRIS DIRECT.BE de mettre fin à sa mission et de se prévaloir des dispositions de l’article 10 ci-après.

9.5. Frais de relance

AMARRIS DIRECT.BE se réserve la faculté de facturer forfaitairement des frais de relance à compter de la 3ème relance qui s’élèveront à 130 euros hors taxes.

9.6. Contestations

Les contestations concernant les Services ou concernant le montant de la note d’Honoraires doivent être communiquées par écrit à AMARRIS DIRECT.BE, soit endéans les 15 jours de la date d’envoi des pièces ou de l’information contestée par le Client, soit endéans les 15 jours de la découverte du défaut pourvu que le client démontre qu’il  ne pouvait raisonnablement découvrir le défaut préalablement.  

Dans le cas d’une contestation considérée comme fondée, AMARRIS DIRECT.BE a le choix, à entre : 

  • la correction, à titre gracieux, du produit des Services, ou
    • la réexécution partielle ou intégrale des Services contestés par le Client, ou  
    • l’exécution ou la non-exécution partielle ou entière de la mission moyennant une restitution, en proportion, des honoraires déjà payés par le Client, ou 
    • l’adaptation des Honoraires et États de Frais facturés. 

Pour autant que ce ne soit pas stipulé autrement par écrit, toute réclamation du Client envers AMARRIS DIRECT.BE expire en tout cas après six mois à compter du moment où le Client a pris connaissance ou pouvait raisonnablement avoir pris connaissance de l’existence des faits donnant naissance à la contestation. 

10. Modalités d’utilisation du service de délégation de saisie comptable

10.1. Principe

Le prix est déterminé en fonction du nombre de documents tel que prévu dans la lettre de mission et comprend la tenue de la comptabilité, y compris la production et la préparation des comptes annuels à l’exclusion des frais relatifs au dépôt à la BNB.

10.2. Conditions de facturation et de règlement

À la signature de la lettre de mission, puis à chaque renouvellement d’exercice comptable, AMARRIS DIRECT.BE, pourra compléter le prix par une facturation complémentaire en fonction du nombre exact de documents en cas de dépassement du nombre estimé.

11. Suspension et résiliation du contrat

11.1. Résiliation du contrat

Le client peut notifier à AMARRIS DIRECT.BE sa volonté de mettre fin au présent contrat moyennant un préavis de trois mois notifié par courrier recommandé. Le préavis prend cours le 1er jour du mois qui suit celui durant lequel le courrier recommandé a été envoyé.

A défaut de respecter le préavis de trois mois, le client est tenu de payer une indemnité égale aux honoraires correspondant soit à la durée du délai de préavis, soit à la partie de ce délai restant à courir.

11.2. Résolution du contrat : principe

La préparation et l’établissement de documents et attestations comptables imposant des prestations réciproques tout au long de l’exercice, chacune des parties aura la faculté, en cas de manquement par l’autre partie à ses obligations, de mettre fin au contrat de manière anticipée.

11.3. Suspension du contrat en cas de manquement

Si le Client est en défaut d’exécuter, de remplir de façon correcte et/ou à temps une ou plusieurs de ses obligations, d’AMARRIS DIRECT.BE a le droit de suspendre l’exécution de ses obligations jusqu’au moment où le Client a entièrement rempli ses obligations. AMARRIS DIRECT.BE en informera le client par écrit.

AMARRIS DIRECT.BE dispose de ce droit de suspension y compris dans le cadre d’une autre mission que celle pour laquelle le Client n’a pas exécuté ou n’a pas exécuté entièrement, ou a exécuté incorrectement ou tardivement, ses obligations. AMARRIS DIRECT.BE restera en toutes circonstances en droit de recevoir paiement des Honoraires et État de Frais tels que prévus à l’article 9 des présentes Conditions Générales.

11.4. Résolution par le client

En cas de manquement d’AMARRIS DIRECT.BE à ses obligations, le contrat pourra être résolu de plein droit par le client un mois après l’envoi d’une mise en demeure de s’exécuter adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et restée sans effet ; en cas de telle rupture anticipée, les honoraires resteront dus par le client jusqu’à la date d’effet de la résolution anticipée du contrat, et les prélèvements effectués par AMARRIS DIRECT.BE resteront acquis à AMARRIS DIRECT.BE jusqu’à cette date, en rémunération des services commerciaux, techniques, administratifs et d’expertise-comptable fournis au client.

11.5. Résolution par AMARRIS DIRECT.BE

En cas de manquement du client à ses obligations, et notamment dans les hypothèses suivantes :

• en cas de défaillance du client dans le paiement des honoraires et/ou pénalités de retard,

• en cas d’absence de réponse du client aux demandes et relances d’AMARRIS DIRECT.BE 3 mois après la date de clôture de son exercice comptable,

• en cas de retard du client dans la communication des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission,

• en cas d’absence de remise par le client sur la plateforme d’échanges de documents, aux dates convenues, de ses documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission,

le contrat pourra être résolu de plein droit par AMARRIS DIRECT.BE quinze jours après l’envoi d’une mise en demeure  adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et restée sans effet ; en cas de telle rupture anticipée, les honoraires resteront dus par le client jusqu’à la date d’effet de la résolution anticipée du contrat, et les prélèvements effectués par AMARRIS DIRECT.BE resteront acquis à AMARRIS DIRECT.BE jusqu’à cette date, en rémunération des services commerciaux, techniques, administratifs et d’expertise-comptable fournis au client

11.6. Suspension des travaux pour cause majeure

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension.

12. Données numériques et protection des données personnelles du client (loi Informatique et Libertés et RGPD)

Cet article s’applique au traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution des Services et/ou de la Lettre de Mission. Les définitions et interprétations du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») sont applicables à cet article. 

AMARRIS DIRECT.BE agit en tant que responsable du traitement dans le cadre de ses Services, ce qui implique que AMARRIS DIRECT.BE doit également se conformer à certaines obligations et directives légales. AMARRIS DIRECT.BE prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre la perte accidentelle, la destruction, la modification ou l’endommagement des données à caractère personnel, conformément aux dispositions du RGPD. 

AMARRIS DIRECT.BE s’engage à ne collecter que les données personnelles qui sont strictement nécessaires à l’exécution de la lettre de mission qui le lie à son Client. AMARRIS DIRECT.BE traitera les données à caractère personnel reçues en tant que responsable du traitement sur base de la Lettre de Mission et/ou sur base d’une obligation légale. 

Dans le cadre de l’exécution des Services AMARRIS DIRECT.BE peut transférer des données à caractère personnel à des tiers qui soutiennent AMARRIS DIRECT.BE. Ceux-ci prendront également les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et appropriées pour protéger les données à caractère personnel. En outre, les données à caractère personnel pourront e.a. être partagées avec et utilisées par des tiers qui soutiennent AMARRIS DIRECT.BE afin de satisfaire à des exigences de conformité (‘compliance’), de règlementation (e.a. la législation anti-blanchiment), de gestion des risques et de contrôle de qualité des Services prestés par AMARRIS DIRECT.BE, ainsi que dans le cadre de la gestion des clients et des relations. 

En tant que Client, vous garantissez que les données à caractère personnel que Vous fournissez à AMARRIS DIRECT.BE dans le cadre de l’exécution des Services et/ou la Lettre de Mission, ont été traitées par Vous conformément aux dispositions et aux principes du RGPD et autres réglementations légales applicables. 

En cas de perte des données à caractère personnel, de violation du traitement des données à caractère personnel ou de l’exercice d’une évaluation de l’impact de la protection des données, Vous répondrez également à toute demande raisonnable d’assistance de notre part. 

Les parties s’informeront mutuellement et immédiatement :

  • dès qu’elles reçoivent une demande d’une personne concernée ou prennent connaissance de tout litige ou réclamation relatif au traitement des données à caractère personnel, et
  • dès qu’elles sont informées de toute infraction qui entraîne la destruction, la perte ou la divulgation illicite de données à caractère personnel que les Parties ont en  possession. Vous informerez AMARRIS DIRECT.BE immédiatement si vous constatez une infraction à l’une des dispositions du RGPD en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel. 

À l’expiration du contrat, pour quelle que cause que ce soit (arrivée à échéance ou résiliation anticipée), les données numériques du client stockées sur la plateforme d’échanges de données seront conservées pendant un délai de 10 ans ou de 15 ans (si les documents sont relatifs à un immeuble « neuf » pour les besoins de la TVA) à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’archivage.

Notre politique sur l’usage de vos données disponible sur notre site internet à Politique des données Amarris Direct – Amarris Direct.be (amarris-direct.be) précise la manière dont nous traitons vos données et vous informe des droits dont vous disposez en tant que personne physique concernée par un traitement de données personnelles.

13. Limitation/exclusion de responsabilité et assurance

13.1. Limitation de notre responsabilité 

La responsabilité civile d’AMARRIS DIRECT.BE ne pourra être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à une année à compter de l’événement ayant causé un préjudice au client. Tout événement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance d’AMARRIS DIRECT.BE. La responsabilité dans le cadre du Contrat de Service est limitée selon les dispositions prévues à l’article 13.1.1. et 13.1.2. 

13.1.1. La responsabilité globale de toute Personne de AMARRIS DIRECT.BE envers vous: 
  • Quel qu’en soit le chef et quel qu’en soit la base juridique, 
  • Pour tout dommage en raison, par suite ou à l’occasion du Contrat de Services, 
  • Quelle que soit la façon dont le dommage a été causé, en ce compris toute négligence et faute grave, est limitée à un montant égal à 3 (trois) fois les Honoraires dus à AMARRIS DIRECT.BE pour fournir les Services. Si les Services concernent des travaux périodiques mensuels, trimestriels ou annuels, notre responsabilité globale, telle que définie ci-dessus, sera limitée à un montant égal à 3 (trois) fois les Honoraires dus pour les travaux périodiques exécutés durant la dernière année.  

La limitation de responsabilité comme décrite ci-dessus n’est pas d’application en cas de faute commise par AMARRIS DIRECT.BE avec une intention frauduleuse ou à dessein de nuire. 

Les Personnes de AMARRIS DIRECT.BE ne peuvent jamais être tenues responsables pour des dommages indirects, comme, mais non limités à, des pertes financières et commerciales, des manques à gagner, des augmentations de coûts généraux, des perturbations de la planification, des pertes de bénéfices, capital, clientèle, etc.  

Lorsque plusieurs destinataires ont été indiqués comme bénéficiaire des Services, la limitation de notre responsabilité, comme décrite ci-dessus, est d’application envers tous ces destinataires ensemble, et les destinataires doivent convenir d’une répartition entre eux. Aucun des destinataires ne peut contester la validité, l’exécution ou les effets du présent article au motif qu’une telle répartition n’aurait fait l’objet d’aucune convention ou au motif qu’une part infime de responsabilité est attribuée à chaque destinataire. 

13.1.2 L’article 13.1.1 n’est pas d’application dans le cas où AMARRIS DIRECT.BE rend un Service qui consiste en une mission dont l’accomplissement est réservé par ou en vertu de la loi au commissaire ou, en l’absence de commissaire, à un réviseur ou à un expert-comptable. Dans ce cas, la responsabilité des Personnes de AMARRIS DIRECT.BE est limitée au montant prévu à l’article 24 de la Loi du 7 décembre 2016 portant organisation de la profession et de la supervision publique des réviseurs d’entreprises. 

AMARRIS DIRECT.BE n’est pas tenu au respect de ses obligations mentionnées dans le présent Contrat de Services si le respect est entravé par un cas de force majeure. Sont considérées  comme force majeure, les circonstances telles que, mais non limitées à,  l’intervention publique, les conditions météorologiques, les pannes ou  dérangements dans les connexions des télécommunications et internet,  les dérangements dans les logiciels (de comptabilité), retards ou  manquements dans le respect des obligations des sous-traitants de AMARRIS DIRECT.BE ou les grèves et d’autres  circonstances similaires, ayant pour conséquence que les Services ne peuvent êtres prestés ou sont prestés avec retard et/ou de manière partielle. AMARRIS DIRECT.BE ne doit pas démontrer que ces circonstances étaient imprévisibles et inévitables. 

13.2. Exclusion de responsabilité pour les outils de management reporting/plateforme d’échange

Cet article 13 ne porte pas préjudice à l’exonération et à la limitation de responsabilité relative à la plateforme d’échange décrite à l’article 7 ou à l’utilisation d’un autre outil de management reporting. Lorsque AMARRIS DIRECT.BE met à la disposition du Client un outil de management reporting, le Client et les éventuels Utilisateurs Autorisés par la lettre de mission sont les seuls responsables de l’utilisation de cet outil et des données qui y sont insérées. Le Client reconnait et accepte que AMARRIS DIRECT.BE ne fournisse aucune garantie et ne peut être d’aucune manière responsable de l’utilisation de cet outil (y compris des données y insérées) par le Client et ses Utilisateurs Autorisés.

13.3. Assurance

La responsabilité civile d’AMARRIS DIRECT.BE à l’égard du client est couverte par un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle.

La responsabilité d’AMARRIS DIRECT.BE ne pourra pas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :

• d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,

• du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à AMARRIS DIRECT.BE Groupe,

• des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.

L’assurance professionnelle contenue au sein du contrat ne s’applique qu’aux exercices comptables dont le bilan établi par AMARRIS DIRECT.BE a fait l’objet d’une attestation d’expertise-comptable sans observation ni réserve.

Assureur : MARSH/SA ALLIANZ BENELUX (ZCN690001090920404)

Capital assuré : ETP4

Limitations géographiques : BELGIQUE

Marsh SA av. Hermann DEBROUX 2 B-1160 Bruxelles.

14.

Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance d’AMARRIS DIRECT.BE, de ses représentants ou de ses collaborateurs ; ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.

Pendant toute la durée du Contrat de Services et pendant une période  de 12 mois à partir de l’achèvement de celui-ci, quelle que soit la raison  de cet achèvement, le Client s’engage à ne pas prendre directement ou  indirectement en service le moindre membre du personnel ou  collaborateur indépendant de AMARRIS DIRECT.BE impliqué dans l’exécution des Services, ou lui confier des activités en  dehors du cadre du contrat entre AMARRIS DIRECT.BE et le  Client, sauf consentement écrit préalable de AMARRIS DIRECT.BE.

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique d’un montant de 50.000 €. Une même indemnité sera due par le Client qui, en vue de contourner cette interdiction, atteint de quelque autre manière le même résultat.

15.

Il ne peut être exigé, attendu ou supposé de la part de l’Équipe de Projet d’avoir connaissance d’informations qui sont connues d’Autres Personnes d’AMARRIS DIRECT.BE, mais pas de l’Équipe de Projet. De même, il ne peut être exigé de l’Équipe de Projet de recevoir ou d’obtenir de telles informations de la part des Autres Personnes de AMARRIS DIRECT.BE. 

Il ne peut être exigé de l’Équipe de Projet de faire usage d’information confidentielle concernant un autre client, que les membres de l’Équipe de Projet connaissent personnellement ou que d’Autres Personnes de AMARRIS DIRECT.BE connaissent. De même, il ne peut être exigé de l’Équipe de Projet de Vous révéler de telles informations. 

Des Personnes de AMARRIS DIRECT.BE peuvent prester des services ou peuvent être demandées de prester des services à une ou plusieurs parties qui ont des intérêts contradictoires aux Vôtres ou qui ont des intérêts qui sont en concurrence avec les Vôtres (« Partie(s) ayant un Conflit d’Intérêts »).  Si vous avez connaissance ou prenez connaissance qu’une (ou des) Personne(s) de AMARRIS DIRECT.BE conseille une Partie ayant un Conflit d’Intérêts ou envisage de le faire, Vous avez l’obligation de nous en informer aussitôt.

Les personnes de AMARRIS DIRECT.BE sont et restent libres de prester des Services à des Parties ayant un Conflit d’Intérêts. Si les intérêts de ces Parties ayant un Conflit d’Intérêts sont, en ce qui concerne l’objet des Services, spécifiquement et directement en conflit avec les Vôtres et que Vous nous en avez informés, dans ce cas: 

— l’Équipe de Projet ne prestera pas de services aux Parties ayant un Conflit d’Intérêts ; et 

— les Autres Personnes de AMARRIS DIRECT.BE ne pourront prester de services aux Parties ayant un Conflit d’Intérêts, que lorsque des Mesures de Sécurité appropriées ont été mises en place. Le fonctionnement effectif de ces Mesures de Sécurité signifie que nous avons entrepris des démarches suffisantes en vue d’éviter tout risque réel d’atteinte à notre relation de confiance avec Vous.

16. Usage électronique

AMARRIS DIRECT.BE peut communiquer avec Vous par le biais du courrier électronique. Par conséquent, vous acceptez les risques inhérents (y compris les risques de manque de sécurité concernant l’interception de, ou l’accès non autorisé à, de telles communications, les risques d’altération de telles communications et les risques de virus et autres dispositifs nuisibles) et vous vous engagez à effectuer des vérifications concernant les virus.  

Toute communication à cet égard doit être adressée par courriel à l’adresse info@amarris.be ou par courrier à l’adresse du siège social.

17. Renonciation et séparabilité des clauses

L’abstention par AMARRIS DIRECT.BE de faire valoir un de ses droits découlant du Contrat de Services ou de réagir à une inexécution ou violation par le Client d’une quelconque disposition du Contrat de Services ne constitue en aucune façon une renonciation d’AMARRIS DIRECT.BE à faire valoir ses droits tels qu’ils résultent de la présente convention.

18. Modification des Conditions générales de vente

AMARRIS DIRECT.BE se réservera le droit si besoin de modifier les CGV.  Et s’engage à en informer son client par courriel. À défaut d’une résiliation de son client, AMARRIS DIRECT.BE appliquera les nouvelles CGV pour le nouvel exercice comptable.

Toute clause ou disposition du Contrat de Services constitue une disposition séparée et indépendante. Si un tribunal ou une autorité ou une juridiction compétente jugeait qu’une des dispositions du Contrat de Services était nulle ou ne pouvait être exécutée, les autres dispositions du Contrat continueront à sortir tous leurs effets. 

19. Droit applicable et attribution de compétence

Seul le droit belge régira les relations professionnelles entre Parties pour lesquelles les présentes conditions générales s’appliquent. Toutes les contestations à ce sujet sont de la compétence des tribunaux de l’arrondissement judiciaire où est établi le siège social de AMARRIS DIRECT.BE.