Registre UBO Belgique, quelles obligations pour les dirigeants de société ?

L’introduction de la loi sur la prévention du blanchiment de capitaux sur le territoire belge vous impose une nouvelle obligation déclarative. Il s’agit du registre des bénéficiaires ou registre UBO (Ultimate Beneficial Owner). Si la formalité est assez simple, l’échéance approche ! Explications.

Ce registre liste tous les « Ultimate Beneficial Owners » ou « bénéficiaires effectifs » d’une société ou d’une autre entité juridique. Il vous suffit de vous connecter au Registre UBO en ligne en vous connectant avec vos identifiants administratifs habituels (eID, itsme ou clé numérique).

Toutes les formes de sociétés sont concernées, quelle que soit leur taille ou forme juridique (SRL, SNC,  ASBL…).

Que devez-vous déclarer dans le registre UBO ?

1. Vous devez confirmer ou mettre à jour la liste des bénéficiaires effectifs de votre société, tous les ans
2. En transmettant les documents permettant de démontrer l’exactitude des informations communiquées sur le registre UBO.

Qui sont les bénéficiaires concernés ?

Ce sont les dirigeants et associés qui dirigent « effectivement » une société. Donc, pour les sociétés, il s’agit de la ou des personnes physiques :

1. possédant (directement ou non) au moins 25 % des droits de vote ou des actions ou du capital de la société ,
2. exerçant le contrôle de la société par d’autres moyens tel qu’un pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto),
3. occupant la fonction de dirigeant principal (CEO /PDG).

En cas de doute, consulter la FAQ UBO du ministère des Finances.

Quels sont les justificatifs adaptés ?

Initialement, la demande de documentation n’était pas opérationnelle en raison de difficultés techniques sur le site du registre UBO. Celles-ci étant corrigées, il devient obligatoire de justifier vos déclarations.

Par exemple en communiquant sur le registre UBO :

• un extrait du registre des actions, les statuts de la société, de l’ASBL, du trust ou de la construction juridique similaire,
• une convention d’actionnaires,
• un acte notarié ou tout autre document justificatif (légalisé dans le cas où celui-ci proviendrait d’un pays tiers).

Tous les justificatifs que vous communiquerez dans le cadre de la déclaration des bénéficiaires effectifs resteront confidentiels et réservés à la seule consultation des autorités compétentes.

Date limite de déclaration fixée au 31 août 2021.

A noter, si vous aviez réalisé cette formalité avant octobre 2020, vous devez revenir sur votre déclaration pour communiquer les justificatifs devenus obligatoires. De même, échéance au 31 août 2021.

Attention des amendes administratives lourdes peuvent être appliquées en cas de manquement à la publication et l’actualisation du registre UBO.

Le conseil de votre fiduciaire digitale 

La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être réalisée dès l’année de création de la société puis actualisée tous les ans. Mais il faudra aussi tenir compte de tous les changements qui peuvent survenir en cours de route : cessions de part, démission, etc. Dans ce cas, l’actualisation doit se faire dans le mois qui suit le changement.

Si vous avez le moindre doute quant à l’identification des bénéficiaires ou si vous n’avez tout simplement pas le temps, consultez votre conseiller Amarris.be qui pourra vous accompagner et vous aider à vous mettre en conformité, dans les temps !