Politiques de confidentialité (RGPD)

Version 2.0, octobre 2026

Dans ce document, « Amarris.be », « nous », « nos » et « notre » désignent la société Amarris Bruxelles SRL, dont le siège social est situé avenue Herrmann-Debroux 54 (7e étage), 1160 Auderghem (Bruxelles), Belgique.

Lorsque vous signez une lettre de mission d’expertise comptable avec nous ou utilisez nos sites internet, y compris, sans s’y limiter, www.amarris-direct.be, ou nos applications (ci-après, collectivement, le « Site Internet »), vos données personnelles sont traitées de la manière décrite dans la présente politique (la « Politique »).

La protection de vos données personnelles nous importe. Cette Politique a été revue et mise à jour au regard du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la législation belge applicable. Nous vous recommandons de la conserver.

Définitions

Donnée personnelle : toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (nom, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, etc.).
Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication, rapprochement, limitation, effacement ou destruction).
Personne concernée : personne physique dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.
Responsable du traitement : la personne, l’autorité publique, le service ou l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou l’organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
Violation de données à caractère personnel : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données personnelles, ou l’accès non autorisé à celles-ci.
Tiers : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes autorisées à traiter les données sous leur autorité directe.
Transfert : toute communication, copie ou déplacement de données personnelles destinées à être traitées dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

1. Collecte des données à caractère personnel

1.1. Données client

Lorsque vous signez une lettre de mission d’expertise comptable avec nous, nous collectons et traitons les données suivantes (les « Données client ») : nom, prénom, coordonnées téléphoniques, adresse e-mail, relevés bancaires professionnels, activité et coordonnées de votre entreprise, identifiants et mot de passe d’accès à nos applications.

Nous collectons également votre numéro de registre national, notamment dans le cadre de nos obligations légales (législation anti-blanchiment) et de vos déclarations fiscales.

Des données complémentaires peuvent vous être demandées si elles sont nécessaires à l’exécution de notre mission. Dans tous les cas, nous ne collectons que les données strictement nécessaires à nos missions et ne les utilisons que pour les finalités prévues dans la lettre de mission ou annoncées lors de toute collecte ultérieure.

1.2. Données visiteurs (consultation du site et inscription à la newsletter)

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter ou consultez nos sites, nous pouvons collecter, avec votre consentement, les données suivantes : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nature de votre activité professionnelle, statut (salarié, dirigeant, indépendant, etc.), état d’avancement de votre projet (création ou entreprise existante), informations sur votre contrat d’expertise comptable en cours, adresse IP, paramètres du navigateur et localisation approximative (au niveau de la ville).

1.3. Cookies

Le Site Internet utilise des cookies. Pour en savoir plus, consultez la section 7.

1.4. Finalités de la collecte

Les données collectées peuvent être utilisées pour :

fournir et améliorer nos services et l’accès à notre Site Internet ;
identifier un utilisateur lors de la connexion à nos applications, afin de personnaliser le service et les informations délivrées ;
envoyer des informations (newsletters, informations sur nos services ou ceux de nos partenaires), des enquêtes de satisfaction et des demandes d’avis ;
faire appliquer nos conditions générales ;
répondre à des besoins internes (analyse de données, audit, prévention de la fraude, développement de nouveaux services, amélioration du Site Internet, mesure de l’efficacité de nos campagnes) ;
respecter nos obligations légales, notamment en matière de lutte contre le blanchiment, et répondre aux demandes des autorités publiques ;
protéger nos droits, notre sécurité et ceux de nos clients ou de tiers ;
exercer les recours disponibles ou limiter un éventuel préjudice.

Si nous utilisons vos données pour une autre finalité, nous vous en informerons lors de la collecte.

1.5. Conservation des données

Données client
Les données de nos clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis pendant les délais de conservation prévus par la loi et par les normes applicables à la profession d’expert-comptable. Lorsqu’aucune durée n’est fixée par la loi, nous conservons les données uniquement pendant la durée strictement nécessaire aux finalités prévues.

Données prospects
Les données collectées lors d’un contact commercial (par exemple une demande de devis sur le site) sont conservées pendant 1 an, puis archivées pendant 3 ans maximum à compter de la collecte, de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact.

Données visiteurs
Les cookies sont conservés pendant 13 mois maximum, afin de personnaliser votre navigation et de mesurer l’audience du site.

2. Communication des données personnelles

2.1. Données client et données visiteurs

Vos données ne sont ni vendues ni louées à des tiers. Elles ne sont communiquées que dans les cas prévus ci-dessous.

2.2. Avis clients

Lorsque vous partagez un avis sur nos services en ligne (notamment sur Facebook ou Google), vous êtes responsable du contenu publié et des informations personnelles qu’il contient. Ces publications sont régies par les conditions d’utilisation des plateformes concernées et ne relèvent pas de la responsabilité d’Amarris.be.

2.3. Autres communications

Nous pouvons communiquer vos données personnelles :

à nos fournisseurs, consultants et prestataires, pour leur permettre de réaliser des services en notre nom ;
aux sociétés du groupe Amarris, ainsi qu’aux autorités publiques et organismes de contrôle lorsque la loi l’exige ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’une enquête ou d’une plainte ;
à des tiers, afin de faire appliquer nos conditions générales, de protéger nos activités, d’exercer nos recours ou de prévenir des activités interdites, notamment la fraude ;
à un tiers en cas de réorganisation, fusion, acquisition, vente, cession totale ou partielle de notre activité ou de nos actifs.

3. Responsable du traitement des données

Selon les traitements effectués, Amarris.be agit en qualité de responsable du traitement, de responsable conjoint ou de sous-traitant. Cette qualification dépend de la marge de manœuvre dont nous disposons pour déterminer les finalités et les moyens du traitement, au regard de la lettre de mission qui nous lie au client et de la situation concrète.

3.1. Traitements dont nous sommes responsables

Nous sommes par exemple responsables des traitements de données prospects à des fins de prospection commerciale, ainsi que des traitements de Données client pour la gestion interne des dossiers, la facturation ou l’amélioration de nos services.

Conformément au principe de protection des données dès la conception (privacy by design), toute mise en place d’un nouveau traitement et tout recours à un nouveau sous-traitant font l’objet d’une analyse de leur impact sur les droits et libertés des personnes concernées.

En tant que responsable du traitement, nous nous assurons que nos sous-traitants appliquent les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires. Ces garanties sont obtenues par contrat, par l’adhésion à un code de conduite, par des certifications ou par des règles d’entreprise contraignantes.

3.2. Traitements dont vous êtes responsable

Vous êtes responsable des traitements réalisés dans votre intérêt, en votre nom et pour votre compte. Par exemple, lorsque vous nous confiez l’établissement des comptes annuels de votre entreprise, des fiches de paie de vos salariés ou la constitution de votre société, c’est vous qui définissez les finalités et décidez en dernier ressort des moyens mis en œuvre.

Dans ce cadre, nous traitons les données personnelles de vos salariés, associés ou de toute autre personne concernée en qualité de sous-traitant, pour votre compte.

4. Liens vers d’autres sites

Notre Site Internet contient des liens vers d’autres sites. Ces liens n’impliquent ni approbation ni contrôle préalable de leur contenu par Amarris.be, qui décline toute responsabilité quant à leurs politiques ou pratiques. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces sites, dont les pratiques peuvent différer des nôtres.

5. Sous-traitants et transferts de données hors de l’Union européenne

Nous faisons appel à des sociétés externes pour assurer le fonctionnement technique de notre Site Internet et de nos services. Ces sociétés agissent en qualité de sous-traitants pour les données dont nous sommes responsables. Elles traitent également, le cas échéant, les données dont vous êtes responsable, selon nos instructions et conformément à la présente Politique.

Nos sous-traitants doivent respecter strictement nos instructions et ont mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir toute destruction, perte, altération, divulgation non autorisée ou traitement illicite des données. Sur demande, ils doivent fournir les informations permettant de démontrer que ces mesures ont été prises.

Certains de nos sous-traitants sont situés en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts reposent sur une décision d’adéquation de la Commission européenne (par exemple le EU-U.S. Data Privacy Framework pour les entreprises américaines certifiées) ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Dans tous les cas, nous vérifions au préalable les garanties offertes par ces sous-traitants.

6. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables pour protéger vos données personnelles et contrôlons régulièrement nos systèmes afin de détecter d’éventuelles failles. Internet n’étant toutefois pas un environnement sûr à 100 %, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue des informations que vous nous transmettez.

Certaines transmissions font l’objet d’un chiffrement sécurisé, notamment la transmission des relevés bancaires via notre plateforme Amarris.

7. Cookies

Le Site Internet utilise des cookies et technologies similaires (les « Cookies »). À l’exception des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site, les Cookies ne sont déposés qu’avec votre consentement, que vous pouvez donner, refuser ou retirer à tout moment via le bandeau de gestion des cookies.

7.1. Quels types de cookies utilisons-nous ?

Les cookies sont de petits fichiers enregistrés sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. Ils identifient votre appareil plutôt que vous-même et rendent la communication entre votre navigateur et le Site Internet plus efficace.

Nous utilisons des cookies de session, supprimés à la fermeture de votre navigateur, et des cookies persistants, qui restent sur votre appareil pendant une durée déterminée ou jusqu’à leur suppression.

Nous utilisons aussi des technologies similaires, comme le stockage local du navigateur (HTML5), pour enregistrer des informations sur votre navigateur ou votre appareil, afin de garantir la qualité des avis et de détecter des utilisations irrégulières du Site Internet.

7.2. Pourquoi utilisons-nous des cookies ?

Statistiques : mesurer la fréquentation du Site Internet et de nos applications (nombre de visites, provenance des visiteurs, pages consultées, zone géographique approximative).
Performance : suivre le fonctionnement du Site Internet et de nos applications, et la façon dont vous les utilisez.
Authentification et fonctionnalités : faciliter votre navigation, notamment en mémorisant vos identifiants de connexion et certaines informations sur votre navigateur.

7.3. Cookies de tiers

Notre Site Internet utilise les cookies des tiers suivants :

Google Ads : afficher des publicités pertinentes ;
Scripts JavaScript : analyser l’utilisation de notre Site Internet, de nos widgets et de nos applications, et en enrichir les fonctionnalités.

7.4. Suppression des cookies

Vous pouvez supprimer à tout moment les cookies présents sur votre appareil. Sur la plupart des navigateurs récents, utilisez le raccourci Ctrl + Maj + Suppr (Cmd + Maj + Suppr sur Mac). Si ce raccourci ne fonctionne pas, consultez l’aide de votre navigateur. Si vous refusez les cookies, certaines fonctionnalités du Site Internet pourraient ne pas fonctionner correctement.

8. Vos droits

8.1. Droit d’accès et d’information

Conformément à l’article 15 du RGPD, vous pouvez obtenir des informations sur les données personnelles que nous traitons à votre sujet : finalités du traitement, catégories de données, destinataires et durée de conservation. Une partie de ces informations figure déjà dans la présente Politique.

8.2. Droit de rectification

Conformément à l’article 16 du RGPD, vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes.

8.3. Droit d’opposition

Conformément à l’article 21 du RGPD, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, notamment à des fins de prospection commerciale.

8.4. Droit à l’effacement

Conformément à l’article 17 du RGPD, vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement.

8.5. Droit à la limitation du traitement

Conformément à l’article 18 du RGPD, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, notamment si vous en contestez l’exactitude.

8.6. Droit à la portabilité

Conformément à l’article 20 du RGPD, vous pouvez recevoir les données personnelles vous concernant dans un format structuré afin de les transmettre à un autre responsable du traitement.

8.7. Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée

Conformément à l’article 22 du RGPD, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.

8.8. Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

9. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l’un des droits mentionnés à la section 8, écrivez-nous à donnees@amarris.fr. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si nécessaire, compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes ; nous vous en informerons le cas échéant.

Conformément à l’article 12.5 du RGPD, nous pouvons refuser de donner suite à une demande manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif.

10. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.

11. Notification d’une violation de données personnelles

Amarris.be prend toutes les mesures adéquates pour éviter toute violation de données personnelles. Si une violation survient malgré tout, nous la notifierons à l’APD dans les meilleurs délais et, si possible, au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, conformément à l’article 33 du RGPD, sauf si elle n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées. Lorsque la loi l’exige, nous en informerons également les personnes concernées, conformément à l’article 34 du RGPD.

12. Modification de cette Politique

Nous pouvons modifier cette Politique à tout moment. La date indiquée en haut de la Politique correspond à sa dernière mise à jour. Toute modification entre en vigueur dès sa publication sur le Site Internet.

13. Nous contacter

Pour toute question sur cette Politique ou sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, contactez-nous :

Amarris Bruxelles SRL (Amarris.be)
avenue Herrmann-Debroux 54 (7e étage), 1160 Auderghem, Belgique
E-mail : donnees@amarris.fr