Frais professionnels, ce que votre société peut vous rembourser

Dirigeant, il vous faut bien souvent avancer les frais pour le compte de votre société. Mais tous ces frais professionnels peuvent vous être remboursés. Pour ce faire, il est important de bien connaître les règles applicables pour bénéficier de ces remboursements.

Quelles sont les conditions pour déduire les frais propres à la société ?

On entend par les « frais propres à la société », toutes les dépenses pouvant constituer un remboursement dont la charge incombe à la société.

Vous devez alors démontrer :

• que l’indemnité est destinée à couvrir les frais qui sont propres à la société donc une dépense que vous avez avancé pour le compte de votre société (à l’exclusion de toute recherche d’un éventuel avantage en toute nature qui serait alors bel et bien imposé),
• l’existence des dépenses en fournissant à l’administration fiscale, les justificatifs permettant de le prouver. 

Frais réels ou indemnités forfaitaires, comment pouvez-vous être remboursé ?

Un remboursement basé sur les frais réels

Vous êtes indemnisé dès lors que vous prouvez la réalité des frais avec des justificatifs (factures, tickets de caisse…).

Des indemnités fixés forfaitairement

L’indemnité forfaitaire peut dépasser les frais réels sans pour autant que la différence soit imposable.

L’attribution d’indemnités forfaitaires facilitent les démarches administratives puisqu’il n’est pas nécessaire de garder les justificatifs qui prouvent les frais engagés pour le compte de votre société.

Dirigeant, quels frais professionnels votre société peut-elle vous rembourser ?

Frais de repas, indemnités kilométriques, frais de séjour… parmi les dépenses propres à votre société, un certain nombre peut donner lieu à remboursement. Focus sur les indemnités forfaitaires et tour d’horizon des principaux « frais propres à la société ».

Remboursement des frais de voiture (indemnités kilométriques)

Lorsque vous utilisez votre voiture personnelle à des fins professionnels, vous pouvez vous faire rembourser les dépenses engendrées par ces déplacements par le bais d’une indemnité forfaitaire.

Attention, cette règle n’est applicable que si les kilomètres parcourus ne sont pas anormalement élevés par rapport au maximum autorisé (24 000 km par an), auquel cas il vous faudra calculer les frais réels et prouver vos déplacements à l’aide des justificatifs.

Le montant du remboursement s’élève à 0,3542 € par kilomètre du 1^er juillet 2020 au 30 juin 2021.

Remboursement des frais de séjour en Belgique

Pour bénéficier de l’indemnité forfaitaire :

• le déplacement doit au minimum durer 6 heures,
• le repas ne doit pas être pris en charge par un tiers (celui-ci est compris dans l’indemnité forfaitaire),
• le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage visant à couvrir des frais de repas.

L’indemnité journalière forfaitaire s’élève à 17,06 €. Si vous effectuez régulièrement des déplacements de service en Belgique, une indemnité forfaitaire mensuelle plafonne à 272,96 € (soit 16 fois l’indemnité journalière). Et en cas d’hébergement, une indemnité supplémentaire pour frais de séjour est prévue pour les déplacements supérieurs à 75 km.

Remboursement des frais de séjour à l’étranger

Une indemnité forfaitaire est également prévue si vous effectuez des déplacements de service à l’étranger. Attention, vous ne pouvez pas bénéficier de cette indemnité si votre activité professionnelle implique forcément des déplacements à l’étranger. Dans le cas contraire, vous pouvez être indemnisé pour vos déplacements à l’étranger qu’ils soient occasionnels ou réguliers.

Les indemnités forfaitaires couvrent vos frais de repas et boissons, vos frais de déplacements locaux et autres petites dépenses. En revanche, le coût des nuitées, les frais de déplacement ou de voyage depuis/vers l’étranger ne sont pas inclus. Ces frais ne sont remboursables que sur présentation de justificatifs.

Toutefois, si vous prenez en charge les frais de repas ou autres petites dépenses normalement incluses dans l’indemnité, alors il convient de soustraire :

– 15 % pour le petit-déjeuner,

– 35 % pour le repas de midi,

– 45 % pour le repas du soir,

– 5 % pour les petites dépenses.

L’indemnité journalière s’applique pour les missions de courte durée :

• minimum 10 heures dont le départ et l’arrivée s’effectuent le même jour et maximum 30 jours calendrier.
• l’indemnité journalière s’applique également aux missions de plus de 30 jours, sous certaines conditions.

Le montant de l’indemnité dépend de la liste des pays publiée annuellement.

Bien d’autres frais peuvent être remboursés : frais de parking, frais de représentation, frais liés au télétravail… Renseignez-vous tout en prenant connaissance des conditions de remboursement.

Calcul de votre impôt, comment déduire vos frais professionnels ?

En plus d’être remboursés, vos frais professionnels sont fiscalement déductibles. Vous avez le choix entre la déduction forfaitaire de vos frais professionnels ou la déduction de vos frais réels. Comment savoir laquelle des deux méthodes est la plus favorable fiscalement ?

Déduction forfaitaire

Pour les dirigeants d’entreprise, vous bénéficiez d’une déduction forfaitaire de 3 % calculée sur l’ensemble de vos revenus professionnels diminués de vos cotisations sociales et de vos cotisations de PCLI. Toutefois, vous ne pouvez déduire plus que le plafond imposé qui s’élève à 2 540 € (exercice d’imposition 2020).

Déduction des frais réels

Vous pouvez opter pour la déduction de vos frais réellement engagés, à condition que ces derniers soient dûment prouvés.

Il est d’ailleurs intéressant de se pencher vers les frais réels si le montant des frais professionnels forfaitaires est inférieur aux frais réels.