Coronavirus et télétravail : quelle fiscalité pour le soutien à vos collaborateurs ?

Face à l’évolution du coronavirus dans le pays, le gouvernement fédéral a imposé le télétravail à domicile pour toutes les fonctions qui le permettent. Pouvez-vous rembourser des frais ou payer une indemnité à vos travailleurs ? À quelles conditions ?

Si vous n’aviez pas encore recouru jusqu’ici au télétravail, sachez que vous disposez de deux possibilités:

• Soit vous achetez le matériel nécessaire à vos travailleurs, principalement un ordinateur, un smartphone et une connexion internet
• Soit vous les laissez utiliser leur ordinateur et leur connexion internet privée, voire leur smartphone privé

Achat de matériel et d’abonnements pour permettre le télétravail

Dans le cas où vous achetez vous-même le matériel et où vous souscrivez les abonnements nécessaires (internet, smartphone…), ces frais sont naturellement déductibles pour votre entreprise en tant que dépenses professionnelles:

1. Les abonnements passeront directement dans les charges de l’exercice.
2. Les ordinateurs et les smartphones feront pour leur part l’objet d’un amortissement. Votre investissement sera déduit progressivement au cours des 3 à 5 prochaines années. C’est ce qui se passe déjà pour votre matériel informatique actuel.

Quant à la TVA due sur ces achats, elle n’est pas toujours entièrement déductible. En effet, si les travailleurs peuvent utiliser ces outils à des fins privées, la déduction est proportionnelle à l’usage commercial. En général, le pourcentage de déduction est de 75%.

Coronavirus : mes travailleurs seront-ils imposés sur ces dépenses liées au télétravail ?

Quelles seront les conséquences fiscales de cette situation pour vos salarié(e)s? Tout dépend de ce que vous autorisez ou non. Soit les achats que vous avez effectués (connexion internet comprise) sont strictement destinés au cadre professionnel, soit vos équipes peuvent aussi en faire un usage privé.

Dans le premier cas, leur situation fiscale reste inchangée. Il s’agit de matériel uniquement professionnel, ils n’en retirent dès lors aucun avantage. Ils ne sont donc pas plus imposés sur l’ordinateur portable que vous venez de leur fournir que sur leur desktop et leur chaise de bureau dans vos bâtiments.

Dans le second cas, par contre, le fisc et l’ONSS considèrent que vos équipiers bénéficient d’un avantage de toute nature (ATN). La valeur de cet ATN est fixée forfaitairement:

• 6 euros par mois pour un ordinateur et les périphériques
• 5 euros par mois pour la connexion internet
• 3 euros par mois pour une tablette ou un smartphone
• 6 euros par mois pour un abonnement téléphonique

Ces sommes seront rajoutées sur la fiche de paie de vos travailleurs, et elles seront soumises à l’impôt des personnes physiques et aux cotisations ONSS. Votre secrétariat social ou votre comptable se chargeront des calculs nécessaires.

Un communiqué Sécurex du 22 juin apporte des précisions sur les conditions permettant une exonération de l’indemnité mensuelle de télétravail. Seule l’indemnité versée au titre d’un travail à domicile structurel et régulier peut être exonérée.

Et s’ils utilisent leur propre matériel pour télétravailler en période de coronavirus ?

Face à l’urgence et au caractère temporaire — même si l’épidémie est loin d’être finie — de la situation, vous pourriez naturellement hésiter à effectuer de telles dépenses. L’autre solution serait donc de proposer à vos travailleurs d’utiliser leur propre matériel. En échange, vous pourriez leur octroyer une indemnité temporaire :

• 20 euros par mois pour l’utilisation de leur propre ordinateur
• 20 euros par mois pour l’utilisation de leur connexion internet

A noter, au 1er septembre 2022 : augmentation de l’indemnité de télétravail

Dans le cas où vous versez une indemnité de télétravail forfaitaire à vos employés effectuant du télétravail de manière structurelle, l’indemnité est augmentée de 2% au 01/01/2022. Fixé à 140,15 €/mois jusqu’à fin août, le montant exonéré s’élève depuis le 01/09/2022 à 142,95 €. Pour approfondir, les montants d’indemnité de télétravail forfaitaire depuis octobre 2021.

Ces indemnités sont déductibles pour votre entreprise en tant que dépenses professionnelles. Vos salariés, pour leur part, ne seront pas imposés sur ces sommes, qui ne sont pas non plus soumises au versement de cotisations ONSS. Il ne s’agit en effet pas d’un ATN, mais d’un remboursement de frais propres à l’employeur.

Rien n’est, hélas, prévu pour l’utilisation du téléphone privé, d’une imprimante ou d’un scanner. Toutefois, vous pourrez très bien rembourser ces frais sur base de notes de frais justifiées. Vos collaborateurs pourraient par exemple utiliser la facture détaillée de leur téléphone portable pour faire un relevé de leurs appels professionnels et de leur coût. Mais travailler avec de telles notes de frais représente une charge administrative conséquente, pour vos services comme pour vos travailleurs.  

Une compensation pour avoir transformé leur cuisine en bureau ?

Par ailleurs, que vous leur fournissiez le matériel ou qu’ils utilisent le leur, vos collaborateurs ont dû s’aménager un petit bureau de fortune dans leur logement. De plus, le fait de rester chez eux occasionne des dépenses supplémentaires, en matière de chauffage ou d’électricité, par exemple.

Pour les dédommager, vous pouvez leur verser une indemnité de bureau. Cette indemnité a récemment été augmentée: elle est de 129,48 euros par mois depuis le mois d’avril. Elle est cumulable avec les autres indemnités (ou les ATN). Pour votre entreprise, elle est déductible en tant que dépense professionnelle. Comme elle constitue elle aussi un remboursement de frais, elle n’est pas soumise au versement de cotisations ONSS, ni imposable pour vos collaborateurs.

Jusqu’il y a peu, l’ONSS acceptait sans broncher cette indemnité de 129,48 euros, mais le fisc demandait un “ruling” préalable. Vous étiez donc obligé de soumettre un dossier au fameux Service des décisions anticipées (SDA). Dans le cadre du coronavirus, cette obligation a été supprimée: vous pouvez désormais directement verser cette indemnité sans vous soucier d’obtenir l’accord de l’administration.

A noter, l’indemnité a été relevée à 144,31 € par mois au 2e trimestre, puis prolongé jusqu’au 3e trimestre 2021.

À quelles conditions ?

Les conditions liées à l’octroi de ces ATN ou remboursements forfaitaires ont été assouplies dans le cadre de l’épidémie de coronavirus. Cela dit, elles n’étaient pas drastiques avant la crise : il s’agit avant tout que le télétravail ait lieu au moins 4 jours par mois. Une condition qui, vu l’obligation actuelle, ne devrait pas poser de problème.