Les points clés :
- Une bonne gestion de trésorerie commence par une facturation rapide, un suivi serré des délais de paiement de vos clients et des rappels envoyés sans attendre.
- Provisionner les gros décaissements prévisibles (VAI, double pécule, régularisation de TVA, bonus) et établir un plan de trésorerie vous évitent de puiser dans un crédit de caisse coûteux.
- En cas de difficulté, priorité aux dettes ONSS et TVA : un plan d’apurement négocié à temps vaut toujours mieux que le silence.
Et si quelques bonnes habitudes permettaient à votre société de gagner de l’argent ? Voici quelques trucs pour améliorer instantanément votre gestion de trésorerie. Mais avant de commencer, laissez-moi introduire le sujet avec une définition de la trésorerie.
La trésorerie est la somme d’argent disponible sur le compte bancaire après avoir effectué les encaissements et les décaissements. Celle-ci peut être déficitaire : les dépenses sont alors supérieures aux recettes. Ou excédentaire : les recettes sont donc supérieures aux dépenses. Mais attention, il ne faut pas la confondre avec le bénéfice !
Préparez vos factures à temps et à heure
Personne n’aime passer une demi-journée (ou plus) à « faire de l’administratif ». Et pourtant… Au risque de rappeler l’évidence, le délai de paiement de vos factures ne commence à courir que lorsque vous les avez établies (et envoyées). Plus vous attendez pour facturer, plus cela traîne. Avec un délai du type « 30 jours fin de mois », quelques jours de retard dans l’établissement de la facture peuvent résulter dans un délai de paiement plus long de 30 jours !
Bonne nouvelle : depuis que la facturation électronique est devenue obligatoire entre entreprises belges, vos factures partent plus vite et arrivent directement dans le logiciel de vos clients.
Étudiez le comportement de paiement de vos clients
Avez-vous déjà entendu parler du « délai moyen de paiement clients », appelé Days Sales Outstanding (DSO) en anglais ? Calculer cette grandeur vous permet de mesurer le comportement de paiement de vos clients et de le comparer à celui mentionné dans vos conditions générales ou sur vos factures.
Gestion de trésorerie : surveillez de près les mauvais payeurs
Vous pouvez aussi calculer le délai moyen de paiement pour chaque client et le comparer aux conditions de paiement dont vous avez convenu. Vous pourrez ainsi établir un classement des plus mauvais élèves et les garder à l’œil. Voire leur envoyer un « pré-rappel de paiement » une semaine avant l’échéance.
N’attendez pas avant d’envoyer un rappel
Le délai de paiement est dépassé ? Pourquoi attendre une semaine avant d’envoyer un rappel ? Faites-le dès le lendemain. Vous gagnerez quelques jours, et cela vous permettra de montrer que vous suivez attentivement vos créances. Une raison de plus pour vos clients de vous régler dans le délai convenu.
Provisionnez les gros décaissements
Vous savez déjà que certains décaissements sont inévitables et parfaitement prévisibles : le double pécule de vacances, les versements anticipés d’impôts (VAI), la régularisation de TVA, les 13e mois et bonus de fin d’année… Pourquoi ne pas provisionner ces dépenses chaque mois ? Vous éviterez ainsi de creuser inutilement dans votre crédit de caisse.
Profitez des prêts spécialisés
Vous n’avez pas les fonds pour provisionner ces dépenses ? Qu’à cela ne tienne : la plupart des banques proposent des financements pour les VAI et les décaissements salariaux. Comparez leur taux à celui de votre crédit de caisse : ils sont généralement plus avantageux.
Gestion de trésorerie : établissez un plan
Mais la méthode la plus efficace reste de loin l’établissement d’un plan de trésorerie. Celui-ci vous permet de prévoir, mois par mois, les entrées et sorties d’argent. Vous pourrez ainsi prendre à temps les mesures nécessaires pour éviter les gros découverts, qui coûtent très cher à votre société.
En cas de difficulté
Malgré tout, un client qui tarde à payer ou un gros contrat perdu peut mettre votre trésorerie à mal. Résultat : vous peinez à honorer certaines factures ou certaines dettes fiscales et sociales à l’échéance. Comment réagir ?
Vos clients paient en retard ? Faites valoir vos droits
Entre entreprises, la loi encadre les délais de paiement : sauf accord, une facture doit être payée dans les 30 jours, et le délai convenu ne peut en principe pas dépasser 60 jours. En cas de retard, vous pouvez réclamer des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire pour vos frais de recouvrement, à condition de l’avoir prévu ou que la loi le permette. Pour une facture non contestée, une procédure de recouvrement simplifiée via un huissier existe aussi.
Priorité à vos créanciers publics : ONSS et TVA
Bien sûr, tous vos créanciers doivent si possible être payés à temps et à heure. Mais l’ONSS et le SPF Finances méritent une attention plus soutenue, pour plusieurs raisons :
- Des dettes fiscales ou sociales peuvent vous fermer l’accès aux marchés publics. Pour y accéder, vous ne pouvez pas avoir de dettes ONSS, de TVA ou de contributions directes échues et impayées, sauf si elles sont couvertes par un plan de paiement respecté.
- Le fisc et l’ONSS peuvent vous assigner en faillite si vous ne payez plus la TVA, les cotisations ONSS ou le précompte professionnel. Ce sont même parmi les plus grands pourvoyeurs des tribunaux de l’entreprise.
- Un retard de paiement coûte cher. Il entraîne des majorations, amendes et intérêts de retard, notamment en TVA et à l’ONSS.
- L’ONSS dispose d’une procédure simplifiée pour saisir vos biens : le recouvrement par voie de contrainte.
Autant de raisons de ne pas laisser la situation dégénérer.
Un plan d’apurement pour alléger votre trésorerie
Tout comme vous pouvez demander un délai à vos fournisseurs, vous pouvez contacter l’ONSS et le SPF Finances pour négocier l’apurement de votre dette. Privilégiez l’écrit, puisque vous allez discuter d’une série de montants.
Contrairement aux idées reçues, les administrations sont en général ouvertes à la discussion, pour autant que vous soyez de bonne foi et que vous proposiez une solution réaliste. « Réaliste » veut aussi bien dire « acceptable pour l’administration » que « tenable pour vous ». Car vous devez respecter à la lettre le plan de paiement négocié, sous peine de le voir annulé et remplacé par une procédure de recouvrement.
Que proposer dans votre plan de paiement ?
Le principe : étaler des remboursements mensuels sur une période plus ou moins longue, selon le montant et la nature de la dette.
- Restez en dessous de l’année : sauf situation vraiment critique, proposez un paiement en plusieurs mois.
- Tenez compte des nouvelles échéances : la plupart des dettes fiscales et sociales reviennent chaque trimestre (ou chaque mois). Votre mensualité doit vous permettre de rembourser l’arriéré, de payer les nouvelles échéances et de faire tourner votre société.
- Donnez du contexte : perte d’un gros client, retards de paiement, client en procédure de réorganisation judiciaire (PRJ)… Ces éléments plaident en votre faveur. Soyez transparent, sans donner à l’administration des raisons de douter de votre capacité à réagir.
- Gardez de la marge : ne proposez pas d’entrée de jeu le montant maximum que vous pouvez supporter. L’administration peut revenir avec une contre-proposition plus stricte.
- Payez un acompte avant d’envoyer votre proposition : c’est un gage de sérieux et de bonne foi, et votre dette diminue déjà.
Et après ?
Vous recevez d’abord un accusé de réception, puis une confirmation officielle avec les échéances et les montants. Respectez-les scrupuleusement. Et si une échéance s’annonce compliquée, prévenez l’administration avant : le dialogue reste toujours préférable au silence.
Votre comptable est votre allié
Même si la situation n’est pas désespérée, elle reste délicate. Votre comptable peut établir votre plan de trésorerie, calibrer vos mensualités, évaluer vos chances d’obtenir un plan et relire votre demande avant envoi. Nos experts Amarris sont à votre disposition pour en discuter avec vous : contactez-nous !
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FAQ
Que faire si je ne peux pas honorer une facture à l’échéance ?
Contactez votre créancier avant l’échéance, expliquez la situation et proposez un échéancier réaliste. Un contact rapide préserve la relation et limite les frais de retard.
Que risque une société en retard de paiement à l’ONSS ?
Des majorations et intérêts de retard, une exclusion possible des marchés publics, une saisie via la procédure de contrainte, voire une assignation en faillite si les dettes s’accumulent. Un plan d’apurement négocié à temps permet d’éviter ces conséquences.
Que sont des dettes échues ?
Ce sont des dettes dont la date de paiement est dépassée. Pour l’ONSS ou le SPF Finances, une dette échue et impayée peut bloquer l’accès aux marchés publics, sauf si elle est couverte par un plan de paiement respecté.
