Combien vous coûtera votre premier engagement ?

Votre activité grandit peu à peu, et vous engageriez bien quelqu’un pour vous aider dans votre travail. Mais combien devrez-vous débourser chaque mois, et quels sont les coûts en-dehors du salaire ? Félicitations d’avoir franchi cette nouvelle étape dans la vie de votre entreprise. Avant de vous lancer, prenez cependant un moment pour évaluer tous les coûts liés à ce premier engagement. Vous pourrez ainsi faire votre choix en connaissance de cause.

Dans la suite de cet article, retrouvez le détail des frais liés à l’embauche de votre première recrue.  

Le salaire brut

Le premier coût, vous vous en doutez, est le salaire mensuel de votre collaboratrice ou collaborateur. Celui-ci dépendra d’une part de la négociation avec votre futur(e) employé(e), d’autre part des barèmes minimum en cours dans votre secteur – plus exactement dans la commission paritaire dont vous dépendez. Par exemple, le salaire brut minimum d’un employé qui vient d’entrer sur le marché du travail et qui dépend de la CP200 sera de 1.807,16 euros par mois. Ce salaire brut comprend :

• Le salaire net que le travailleur recevra en fin de mois
• Le précompte professionnel, une avance sur les impôts que vous devez prélever sur le salaire brut et verser à l’administration fiscale
• Les cotisations sociales personnelles de votre employé

À ce coût viennent en principe s’ajouter les cotisations sociales patronales, qui sont des contributions que vous devez verser à la sécurité sociale. Bonne nouvelle, de ce côté-là : le gouvernement belge vient de prolonger la mesure qui prévoit une exonération à vie de cotisations sociales pour les premiers engagements.

Vacances annuelles et bonus

Outre son salaire mensuel, votre future recrue aura aussi droit à ses jours de congé, dont le nombre varie selon la commission paritaire, mais oscille entre 20 et 25 jours ouvrables. Durant ses congés, le travailleur perçoit en gros l’équivalent de sa rémunération mensuelle – le pécule de vacances – ainsi qu’une prime pour couvrir les frais liés à ses vacances, qu’on appelle le « double pécule de vacances ». Ce double pécule est en général versé en une fois à un moment précis de l’année. Le calcul – et le système de paiement – sont différents pour les ouvriers et les employés, mais en gros, le double pécule correspond à 92% du salaire mensuel brut. Vous devez donc compter sur un coût salarial de 13 mois de salaire, et non 12, alors que votre travailleur ne travaillera que 11 mois. Une différence importante pour estimer le coût salarial réel de votre premier engagement!

Selon la commission paritaire dont vous dépendez, ou selon votre bon vouloir, votre travailleur pourrait aussi percevoir un 13^e mois, c’est-à-dire un mois de salaire supplémentaire versé à la fin de l’année, et/ou un bonus pour récompenser sa performance. Sans entrer dans les détails, vous ne devrez sans doute pas régler grand-chose la première année, car le pécule de vacances est à charge du précédent employeur.

Avantages divers

Vous pouvez aussi, en-dehors du salaire, octroyer une série d’avantages à votre nouvelle recrue :

• GSM avec possibilité d’utilisation privée
• Chèques repas
• Assurance groupe
• Frais de déplacement ou indemnité kilométrique
• Indemnité pour le télétravail

Ces différents avantages ont évidemment un coût, même si celui-ci reste nettement moins important que le salaire. Ils peuvent cependant constituer un outil d’optimisation fiscale. Votre secrétariat social ou votre expert-comptable Amarris pourront vous en dire plus. 

Ces petits frais qu’on oublie souvent au moment d’engager

Engager quelqu’un implique aussi une série de dépenses supplémentaires obligatoires :

• Les prestations d’un secrétariat social (ou de votre comptable) pour les calculs mensuels lié aux salaires (comptez une vingtaine d’euros par mois)
• La rédaction d’un contrat de travail et d’un règlement de travail. Ce dernier est obligatoire, même si vous n’avez qu’un seul travailleur. Votre secrétariat social pourra vous fournir ces éléments pour un coût modique – en général une grosse centaine d’euros.
• La souscription à un service externe pour la prévention et la protection au travail (comptez entre 50 et 100 euros par an)
• La souscription d’une assurance contre les accidents du travail – comptez une entre 70 et 100 euros par an.

Vous aurez peut-être aussi intérêt à étendre la protection de votre assurance responsabilité professionnelle à votre travailleur, car vous êtes responsable des dommages qu’il pourrait causer chez vos clients dans le cadre de ses prestations.

N’oubliez pas les investissements

Cela peut sembler aller de soi, mais c’est un coût lié au premier engagement qu’on oublie souvent d’inclure dans la réflexion : votre futur collaborateur aura sans doute au minimum besoin d’un bureau, d’une chaise et d’un ordinateur équipé des logiciels adéquats pour effectuer son travail. S’il vous l’engagez pour un travail manuel, vous devrez peut-être aussi investir dans l’achat d’outillage supplémentaire, voire d’une deuxième camionnette si vous partez chacun de votre côté chez vos clients. Ces investissements pourront être amortis, mais vous devrez quand même les consentir avant le début du contrat si vous voulez que votre nouvelle recrue soit immédiatement opérationnelle.

Votre temps : le coût trop souvent ignoré d’un premier contrat

Même si vous n’aurez pas d’argent à débourser, un autre investissement important dont vous devez tenir compte dans votre réflexion sur l’opportunité d’embaucher est celui de votre propre temps :

• La préparation d’une description des tâches et la rédaction de l’offre d’emploi.
• Le temps consacré à éplucher les cv et à faire passer les interviews aux candidat(e)s que vous aurez sélectionné.
• Le temps nécessaire à l’accueil et à la formation de votre nouvel engagement.

Vous pouvez éventuellement faire appel à un bureau de recrutement pour alléger votre tâche, mais sachez que ce dernier se fera rémunérer entre 15 et 25 % du salaire annuel brut de votre nouvelle recrue. Le principal avantage du bureau de recrutement est qu’ils disposent souvent d’un pool de candidats dans lequel ils pourront puiser des profils susceptibles de vous intéresser. Un bureau ou une plateforme de recrutement vous fera donc gagner du temps dans la sélection, mais ne vous dispensera pas de réfléchir à la description des tâches, de regarder les cv présélectionnés, de participer aux interviews et d’accueillir et de former votre recrue. A vous d’évaluer l’intérêt d’externaliser le recrutement !

Prenez le temps qu’il faut pour vous assurer de sélectionner le meilleur candidat possible, sinon, vous devrez réinvestir du temps dans une nouvelle procédure de sélection !

La fin du contrat de travail

Même si c’est la dernière chose à laquelle vous avez envie de penser, le licenciement ou la démission restent une éventualité, et représentent aussi un coût pour votre entreprise. Même dans l’hypothèse où vous êtes en suffisamment bons termes pour que la personne puisse prester son préavis, la fin du contrat pourrait occasionner certains déboursements. En effet, vous devrez lui verser le pécule, le double pécule de vacances et, selon la commission paritaire,  le 13^e mois déjà acquis moment de la fin du contrat de travail. Si, par exemple, vous avez travaillé un an et demi ensemble et que votre travailleur n’a pas encore pris ses congés, vous devrez lui régler, en plus de son salaire :

• le pécule et le double pécule acquis l’an dernier,
• la moitié du pécule et double pécule acquis l’année en cours,
• la moitié d’un 13^e mois.

Autrement dit, à l’issue du dernier mois dans l’entreprise, vous devrez débourser près de quatre mois de salaire. Mieux vaut donc provisionner rapidement cette dépense pour ne pas vous retrouver avec de gros soucis de trésorerie.

Coût du premier engagement : parlez-en à votre comptable

Vous l’aurez compris, un premier engagement doit se préparer, et s’effectuer en connaissance de cause. N’hésitez pas à demander une estimation du coût salarial à un ou plusieurs secrétariats sociaux, puis à avoir une discussion avec votre expert-comptable. Ce dernier pourra vous aider à estimer les coûts indirects dont nous avons parlé, et regarder avec vous vos comptes pour évaluer avec vous le chiffre d’affaires supplémentaire que vous devrez générer pour que ce nouvel engagement soit rentable pour votre entreprise, et pour vous aider à déterminer le montant des provisions à constituer pour parer à toute éventualité.

Prêt(e) à faire le grand saut ? N’hésitez pas à en parler avec un de nos experts comptables Amarris.be.