AG de société en visioconférence ? Possible ? A quelles conditions et comment ?

Avec l’épidémie de Covid-19, les assemblées générales ont été perturbées. Report d’AG, AG en visioconférence… un rappel des pratiques autorisées pour la tenue de l’assemblée générale à distance est de mise. Entre la convocation à l’AG, les règles de vote et le déroulement de l’assemblée, il faut suivre une feuille de route bien précise quand tout est fait à distance !

L’AG en visioconférence, quelles sont les conditions ?

La convocation à l’assemblée générale

Tout un processus est à appliquer pour réaliser une assemblée générale à distance. Pour commencer, la convocation doit mentionner une description claire des procédures possibles concernant la participation à distance. Les délais, la plate-forme d’échange choisie (conférence téléphonique ou vidéo), les modalités de connexion, la méthode de vote et les différents formulaires doivent y être indiqués. Tout cela s’ajoute bien évidemment à toutes les autres obligations habituellement incluses dans la convocation.

Le moyen de communication

Participer à l’AG en visioconférence impose de s’assurer du moyen technique mis en place et de contrôler la qualité et l’identité du participant.

Le moyen de communication utilisé doit permettre à tous les participants de prendre connaissance des discussions de manière continue. Les actionnaires doivent pouvoir exercer leur droit de vote que ce soit en présentiel ou à distance (par conférence téléphonique ou visioconférence).

Voter à distance : deux méthodes pour participer à l’AG

Les participants peuvent exercer leur vote par correspondance ou en donnant procuration à un tiers. Laquelle des deux solutions choisir pour faire entendre sa voix ?

Le vote par correspondance 

Le vote par correspondance permet à un membre de l’assemblée d’exprimer personnellement son vote. Ceci sans avoir à être présent physiquement lors de l’assemblée.

Cependant ce vote se prépare bien avant l’assemblée. Il s’effectue à l’aide d’un formulaire et est à envoyer au plus tard 4 jours avant l’assemblée générale.

Le vote par procuration

Un membre qui ne peut tout simplement pas se rendre disponible pour l’assemblée générale peut opter pour le vote par procuration. C’est l’organe d’administration qui désigne la personne qui exercera le vote par procuration. Dans ce cas, la procuration doit indiquer les instructions spécifiques à cette méthode de vote.

Quel délai pour le report de l’assemblée générale ?

L’arrêté royal du 9 avril 2020 prévoit que l’assemblée générale peut être reportée de maximum 10 semaines après la date limite légalement prévue. Autrement dit, une société dont la clôture des comptes est au 31 décembre 2019 et qui se doit de réaliser son assemblée générale avant le 30 juin 2020, pourra reporter son assemblée au plus tard le 8 septembre 2020.

Sachez que vous pouvez aussi utiliser la signature électronique pour signer le procès-verbal d’assemblée générale. Chez Amarris.be, nous proposons ce service à tous nos clients.