Facture d’acompte : tout ce que vous avez toujours voulu savoir

Faire payer un acompte au moment de la commande est une pratique de plus en plus courante. Mais comment établir la facture d’acompte? Et qu’en est-il de la TVA et des impôts ?

L’an dernier, plus d’une facture sur trois était payée avec plus de 60 jours de retard dans notre pays. De tels retards mettent souvent en péril la trésorerie des petites entreprises, surtout lorsque l’exécution des commandes requiert l’achat de marchandises, le travail de salariés ou le recours aux services de prestataires externes.

L’acompte, une solution efficace?

Demander un acompte lors d’une commande peut atténuer en partie ces problèmes. De plus en plus d’entrepreneurs y ont d’ailleurs recours. En demandant le paiement d’un pourcentage de valeur la commande (souvent entre 20 et 40%), vous disposerez en effet à l’avance des liquidités nécessaires pour couvrir tout ou partie des frais liés à l’exécution de la commande.

La facturation d’un acompte vous offre un avantage supplémentaire: si vos conditions générales de vente le prévoient, vous pouvez en effet utiliser l’acompte comme indemnité en cas d’annulation de la commande.

Comment établir une facture d’acompte ?

En soi, il n’y a pas de différence majeure entre une facture d’acompte et une facture classique. Toutes deux sont soumises aux mêmes obligations. Pour rappel :

• Vous devez toujours établir une facture pour les clients qui ont un numéro de TVA.
• Vous devez donc toujours en établir une pour les clients assujettis à la TVA, et vous n’êtes pas obligé d’établir une facture pour les particuliers.
• La facture doit être émise au plus tard le 15^e jour du mois qui suit le moment de la réception de l’acompte.
• La facture doit comporter toutes les mentions légales habituelles (date de la facture, date d’exigibilité, identification et numéro de TVA de l’acheteur et du vendeur, base de calcul de la TVA, montant de la TVA, délai de paiement…).

Ce sont les règles qui s’appliquent aux factures entre entreprises belges. Les règles diffèrent un petit peu pour les factures intracommunautaires, nous y reviendrons dans un prochain article.

A noter : Que faire quand vous devez corriger une facture ? Tous les détails dans notre article.

Factures d’acompte et TVA

Puisque vous devez calculer la TVA sur les factures, vous devrez également la mentionner dans votre déclaration. Ce n’est pas la date de la facture qui compte pour déterminer le mois ou le trimestre durant lequel elle est due (et déductible pour votre client), mais bien le moment du paiement de l’acompte. Supposons, par exemple, que vous êtes soumis à l’obligation trimestrielle de déclaration, et que votre client vous paie un acompte le 29 mars. Si vous établissez la facture le 2 avril, vous devrez malgré tout déclarer et payer la TVA dans votre déclaration du 1^e trimestre. Autant, donc, établir la facture dès le moment où vous demandez le paiement de l’acompte, cela vous évitera les risques de confusion.

Et si le client annule la commande ?

Si vous avez prévu que l’acompte payé servira d’indemnité en cas d’annulation de la commande, il y a une petite subtilité en matière de TVA : une indemnité n’est en effet pas soumise à la TVA. Idéalement, vous devez donc :

• Établir une note de crédit à votre client (ce qui vous permettra de récupérer la TVA sur l’acompte)
• Envoyer une lettre à votre client dans laquelle vous indiquez que, conformément à vos conditions générales de vente, vous conservez l’acompte payé à titre d’indemnité.

En principe, vous devriez rembourser la TVA perçue à votre client. Toutefois, vous pouvez aussi préciser dans vos CGV que l’indemnité est égale au total de l’acompte versé (TVA incluse donc), ce qui vous dispensera de cette obligation de remboursement.

Acomptes et impôts

Qu’en est-il en matière d’IPP (si vous êtes indépendant) ou d’ISOC (si vous exercez en société)? L’acompte fait en partie principe de votre chiffre d’affaires, à une petite subtilité près : tant que les biens n’ont pas encore été livrés (ou les services prestés), la vente n’est pas encore comptabilisée. Elle ne le sera qu’à la livraison des biens (ou à la prestation des services). Donc, si vous établissez en décembre 2021 une facture d’acompte pour une commande livrable en janvier 2022, le montant hors TVA de l’acompte ne figurera pas dans votre chiffre d’affaires pour 2021, mais bien dans celui de 2022.

Vous avez encore des questions au sujet des acomptes et de la manière de les facturer ? N’hésitez pas à contacter votre expert-comptable Amarris.