Que doit contenir votre dossier TVA ? Que dois-je transmettre à mon gestionnaire de dossier ?

Il est impossible de dresser une liste exhaustive de l’ensemble des éléments pouvant garnir votre dossier périodique tant les situations fiscales et comptables sont plurielles. Certains documents sont reçus de manière régulière (factures, avis d’échéance de l’assurance,…), d’autres plus périodiquement (attestations fiscales,…) et certaines informations sont propres à certains secteurs d’activités spécifiques (attestations 6% dans le bâtiment,…).

Dresser un inventaire est donc une tâche ardue mais nous vous proposons ci-dessous un mémo des éléments indispensables.

1. Vos factures d’entrées et autres documents de frais – L’ensemble de vos factures d’entrées (achats / frais) soumises ou non à la TVA, payée ou non, pour la période échue.

• Assurances de toute nature
• Les quittances du loyer professionnel ou les preuves de paiement
• Factures du secrétariat social (ONSS, précompte, frais de gestion)
• Factures d’achats de marchandises ou de sous-traitances
• Frais liés à vos locaux professionnels (électricité, eau,…)
• Taxes communales ou provinciales, précompte immobilier.
• Abonnements téléphoniques
• Honoraires, factures de consommation de carburant, …
• Vos tickets de caisse agrafés sur une page A4
• Paiement de vos cotisations sociales
• Notes de crédit de vos fournisseurs ou toute correction négative de vos frais

2. Votre chiffre d’affaires – L’ensemble de vos factures de sorties (ventes), votre livre de recettes ou vos pièces justificatives de ventes

• Sauf pour les clients soumis à un régime forfaitaire (cafetiers, certaines friteries, épiceries,…)
• Factures de ventes dans un ordre croissant de date, respectant un ordre séquentiel et sans rupture de numérotation
• Notes de crédit émises dans un ordre croissant de date, respectant un ordre séquentiel distinct et sans rupture de numérotation
• Le livre de recettes (pas celui de votre cuisine, l’autre !)
• Toute autre pièce justificative de vos ventes

3. Mouvements financiers – Uniquement pour les sociétés

• Relevés bancaires de l’ensemble des comptes de votre société dans un ordre croissant de date et de numérotation, sans rupture de numérotation
• Relevés périodiques de votre carte de crédit (Visa, Mastercard,…)
• Le livre de caisse

4. Documents salariaux et sociaux

• Synthèses de paies
• Factures du secrétariat social (Uniquement les frais de gestion pour les indépendants)
• Décompte annuel et comptes individuels du personnel

5. Documents à fournir sans délai – La copie de tout acte officiel ou de tout document provenant de l’Administration Fiscale ou TVA

• Bail commercial ou contrat de location de bureau
• Plan de remboursement de nouveaux crédits
• Contrat de leasing ou de renting
• Votre dernier extrait de compte TVA
• Tout courrier provenant de l’Administration Fiscale ou de la TVA
• Relevés de régularisations, accords fiscaux, avertissements extrait de rôle…
• Attestations des versements anticipés, …
• Vos documents fiscaux privés ou professionnels