Adapter les statuts de votre société : à quoi faut-il penser ?

La modification des statuts de votre société requiert le passage d’un acte notarié. Et si vous profitiez de votre visite chez le notaire pour adapter tout ce qui doit l’être ? Nous avons demandé à Me Sophie Maquet, notaire à Bruxelles, à quoi faire attention.

Nouveau Code des sociétés et changement de siège social

Amarris : Quels sont les moments où les associés, actionnaires ou coopérateurs pourraient avoir besoin de passer devant un notaire pour adapter les statuts?

Me Sophie Maquet : En-dehors des raisons propres à la dynamique de chaque entreprise, deux obligations légales  pourraient amener une société à faire adapter ses statuts. La première est le nouveau Code des Sociétés. La loi impose en effet à toutes les sociétés belges de rendre leurs statuts conformes à la nouvelle législation avant le 31 décembre 2023. Cela dit, toutes les sociétés qui veulent modifier leurs statuts, quelle qu’en soit la raison, sont tenues d’en profiter pour faire cette adaptation. Pour les autres, je ne peux que les inviter à nous rendre visite au plus vite, pour éviter de se retrouver face à un « rush » à l’approche de l’échéance de décembre 2023.

La deuxième raison est le déménagement du siège social dans une autre région du pays.

A : Un déménagement impose à la société de passer devant un notaire ? Même si ses statuts prévoient qu’une simple décision du conseil d’administration est suffisante ?

SM : Oui, c’est une des dispositions de la nouvelle législation : tant que vous restez dans la même région, une simple décision du CA suffit effectivement, pour autant que les statuts le prévoient. Mais en cas de changement de région, vous devez adapter vos statuts. La raison est essentiellement fiscale : le législateur voulait mettre un terme à certains abus par des sociétés qui changeaient de région pour contrecarrer l’action du fisc.

Réduction de capital ?

Q : Me voilà donc devant mon notaire pour faire enregistrer un changement de siège social. Quelles autres adaptations des statuts pourrais-je envisager ?

J’en vois plusieurs. Si vous avez une SRL – l’ancienne SPRL -, la première adaptation à envisager est de procéder à une réduction de capital. Le nouveau Code des sociétés ne prévoir plus de capital social minimum obligatoire pour les SRL, et une réduction de capital peut s’avérer fiscalement intéressante. Cela dit, c’est une opération qu’il vaut mieux préparer avec votre comptable. Notamment parce que certaines obligations subsistent en la matière, et aussi parce qu’il faut être certain que l’opération aura bien les conséquences escomptées.

Adapter l’objet social dans les statuts

Q : Est-ce aussi l’occasion de vérifier si l’objet social correspond toujours aux activités de l’entreprise ?

S.M. : Vous avez mille fois raison ! Beaucoup d’administrateurs l’ignorent, mais leur responsabilité personnelle peut être engagée si leur entreprise se lance dans des activités qui ne sont pas prévues dans son objet social. Vis-à-vis des tiers de bonne foi, les opérations menées hors objet social engagent valablement la société, mais en revanche, l’Assemblée générale a le droit de demander des comptes aux administrateurs. En général, si l’activité est bénéficiaire, personne ne se plaindra. Mais si elle occasionne des pertes, les actionnaires pourraient se retourner contre les administrateurs pour obtenir un dédommagement ! La question de l’objet social est donc loin d’être anodine.

Q : Comment puis-je être certain de ne pas oublier quelque chose ?

S.M. : En général, je conseille à mes clients de travailler en trois étapes. Primo, dresser la liste de tout ce qui fait partie des activités actuelles de la société, ainsi que de son plan stratégique. Secundo, élargir cette liste à toutes les activités qui touchent cette liste de près ou de loin. Tertio, prévoir, si ce n’est pas encore fait, que la société pourra réaliser des opérations immobilières : achat, vente, location, mise en hypothèque d’un bien. Ce dernier point est particulièrement important : si la société veut faire un emprunt pour financer de nouveaux investissements, son banquier peut très bien demander de mettre en hypothèque un des biens immobiliers qu’elle possède. Ce qui est impossible si les statuts ne le permettent pas de manière explicite.

Changer les règles de transmission des parts

Q : Existe-t-il encore d’autres adaptations intéressantes à envisager ?

S.M. Oui, bien sûr. C’est le moment d’adapter les règles qui gouvernent les parts sociales et leur transmission. Pour les SRL comme pour les SA, le nouveau Code des sociétés permet en effet de créer différentes catégories d’actions, modulables selon plusieurs dimensions : pouvoir de décision, intéressement aux bénéfices et modalités de liquidation. Sans compter que les règles de transmission sont aussi allégées dans les SRL. Avant, pour qu’un des associés puisse céder ses parts à un tiers, il lui fallait l’accord d’au moins la moitié des associés possédant les ¾ du capital. Les statuts ne pouvaient déroger à cette règle que pour la rendre plus stricte.

Désormais, on peut aussi l’assouplir. Je constater d’ailleurs que de nombreux chefs d’entreprise s’intéressent à ces nouvelles possibilités dans le cadre de la transmission de l’entreprise à la nouvelle génération, dans le but par exemple de garder un certain contrôle, par exemple grâce à la création de « super parts » bénéficiant de la majorité des votes, ou se réservant une partie des dividendes. De ce point de vue, la nouvelle loi constitue réellement une avancée en la matière. Elle permet aussi de créer des droits préférentiels en cas de liquidation de la société, par exemple. C’est une clause qui intéresse beaucoup les business angels et les fonds de private equity, qui peuvent ainsi se ménager des garanties en cas d’investissement.

Q : Vous dites que les sociétés coopératives doivent faire particulièrement attention.

Oui, la nouvelle mouture du Code se montre beaucoup plus restrictive vis-à-vis des coopératives. On en revient vraiment à la définition du 19^e siècle et à la notion de mutualisation. La loi interdit d’ailleurs nommément d’utiliser désormais cette structure pour les sociétés de médecins, d’avocats, d’architectes, etc. Tous ceux qui sont dans le cas devront donc réfléchir à la structure juridique la plus appropriée pour remplacer la coopérative.

À ne pas oublier…

Q : Auriez-vous un dernier conseil à donner aux actionnaires et/ou aux administrateurs d’une société ?

Je leur conseille, si ce n’est pas encore fait, de profiter de leur passage chez le notaire pour faire une déclaration d’insaisissabililité de leur résidence principale. Cela leur permet de mettre la maison ou l’appartement qu’ils ont acheté à l’abri des saisies liées à des dettes professionnelles.