Frais de déplacement professionnel : comment les facturer ?

Vous vous rendez régulièrement chez vos clients et vous souhaitez leur facturer vos frais de déplacement professionnel. Quelles sont les règles en la matière ? À quoi faire attention ?

Même si la pandémie a pas mal changé la donne, il reste de nombreux cas où vos prestations doivent encore s’effectuer « en présentiel »: entretiens, réparations, formations, consultations à domicile… Tout dépend de votre activité, et, souvent aussi, de votre volonté à vous déplacer.

L’indemnité kilométrique, mais pas que…

Certains indépendants ont tendance à s’en tenir au défraiement octroyé par l’État à ses fonctionnaires lorsqu’ils se déplacent par leurs propres moyens pour raisons professionnelles. Cette indemnité kilométrique s’élevait à 0,3707 euro par kilomètre jusqu’au 30 juin 2022. Elle sera de 0,4170 euro par kilomètre à partir de juillet 2022 jusqu’à fin juin 2023.

Mais en réalité, vous n’êtes pas tenu de vous limiter à ce tarif. Il s’agit plutôt d’un maximum à respecter si vous remboursez des frais de déplacement professionnel à vos propres travailleurs (ou à vous-même) qu’un maximum à facturer à vos clients. Le fisc ne refusera pas la déduction à votre client si vous décidez de facture un autre montant. Tant que vous le mentionnez sur votre facture et que vous n’oubliez pas de compter la TVA, rien ne s’oppose à ce que vous procédiez autrement.

Le temps, c’est de l’argent

En matière de facturation des frais de déplacement, la liberté contractuelle est de mise. Tout est possible, du moment que votre client marque son accord.

C’est assez logique, finalement : si vous envoyez un de vos salariés (ou si vous allez vous-même chez un client), les kilomètres parcourus ne sont pas le seul coût. Le temps passé dans la voiture (ou le train, ou l’avion, ou le vélo) constitue lui aussi un manque à gagner. Il est donc parfaitement légitime d’inclure ce temps dans le défraiement que vous exigez.

Vous pouvez donc pouvez facturer ce que vous voulez, et de la manière que vous jugez adéquate :

• Une indemnité calculée au kilomètre, et qui tient compte à la fois du temps et du coût de déplacement
• Les frais de déplacement uniquement
• L’indemnité kilométrique dont nous parlions plus haut
• Un forfait, éventuellement modulé selon la distance
• …

Tout est possible, du moment que votre client marque son accord.

Frais de déplacement professionnel : à quoi faire attention dans la facture ?

De manière générale, vous avez plutôt intérêt à facturer un montant global sans entrer dans les détails.

En effet, si vous décidez, par exemple, de mentionner vos frais de voiture dans le décompte, vous créez deux problèmes:

1. Vous êtes obligé de mentionner le type de carburant et les émissions de CO2 de votre voiture
2. Votre client ne pourra déduire cette partie des frais de déplacement qu’à concurrence du pourcentage autorisé par le fisc pour ce modèle, et ne pourra en outre récupérer que 50% de la TVA sur cette partie de la facture.

En contrepartie, vous pourrez pour votre part déduire à 100% les frais liés à ce déplacement, puisque la « charge fiscale » sera déplacée sur la tête de votre client. Si vous travaillez avec un client professionnel, il risque de ne pas apprécier plus que cela. Cela peut s’avérer intéressant pour vos clients particuliers. Comme ils ne peuvent de toute manière pas déduire votre facture en tant que frais professionnels, les limites ne s’appliquent pas à eux, mais la déduction s’appliquera en revanche bien à vous.

À vous de décider sur la manière de facturer vos frais de déplacement professionnel !

C’est donc vous qui êtes aux commandes. Si vous avez un doute sur la meilleure manière de procéder, n’hésitez pas à en parler avec votre expert-comptable Amarris : il pourra vous conseiller sur base de votre propre situation.