Domicilier sa société en Belgique, quand faut-il y penser et souscrire ?

La plupart des sociétés de management, les consultants et travailleurs indépendants n’ont pas la contrainte de devoir impérativement investir dans des locaux professionnels. Cela offre une souplesse très intéressante. Mais, tout le monde ne réside pas en plein cœur de Bruxelles. Dans certains cas, une « adresse professionnelle » peut manquer pour accueillir des clients, éviter de mélanger les courriers, etc. Et dans certains milieux professionnels, une bonne « adresse » peut aussi contribuer à ouvrir des portes… Encore faut-il bien mesurer les coûts associés ! Alors domicilier sa société, quels avantages et limites pour développer votre société ?

Domicilier sa société de management, comment ça se passe ?

En créant une société de management, une activité de conseil ou de services aux entreprises, il est évidemment possible de louer un local professionnel. Mais le coût est souvent très important pour celui qui se lance alors qu’il est très simple de démarrer sur un coin de table chez soi. Même si évidemment, vous allez vite ressentir la nécessité d’une organisation un peu plus pérenne !

Pour autant vous n’avez pas forcément envie de faire savoir à tous vos partenaires et clients que vous exercez de votre domicile.

Dans ce cas, recourir aux services d’une société de domiciliation prend tout son sens. Vous bénéficiez d’une adresse professionnelle, associée ou non à des services complémentaires pour un coût maîtrisé, nettement inférieurs au budget associé à un local professionnel.

Société de management et indépendants, pourquoi recourir à une société de domiciliation ?

Tous les travailleurs indépendants n’auront pas forcément intérêt à domicilier leur société via un service de domiciliation. Mais cela pourrait être votre cas si vous vous retrouvez dans au moins l’une des situations suivantes :

• Vous souhaitez séparer adresse personnelle et professionnelle et éviter que vos interlocuteurs professionnels aient connaissance de votre lieu de résidence.
• Le bail ou le règlement de copropriété de votre immeuble n’autorise pas la domiciliation de votre entreprise à votre domicile.
• Votre entreprise a besoin d’une adresse renommée. Celle-ci doit contribuer à votre image de marque (métiers de la mode, services financiers haut de gamme, relations à l’internationale, etc.).
• Vous savez devoir emménager prochainement dans des locaux professionnels et ne souhaitez pas avoir à transférer votre siège social. Formalité qui engendre forcément des coûts et des démarches souvent chronophages.
• Vous cherchez une solution d’hébergement de votre activité pour disposer ponctuellement d’un bureau ou de salles de réunion pour accueillir des clients.
• Vous êtes un dirigeant francophone mais résidez en Flandres. En conséquence de quoi tout votre administratif sera géré en langue néerlandaise. En domiciliant votre société à Bruxelles, via une société de domiciliation, vous pourrez bénéficier de documents en français. De même, en cas de contrôle, celui-ci se déroulera en français également.

Pour ce dernier cas en effet, vous pourriez apprécier les services complémentaires la plupart du temps associés au service de domiciliation. Celui-ci comprend à la base :

• Établissement du siège social
• Réexpédition du courrier

Mais peut être complété avec :

• Service de standard téléphonique
• Mise à disposition d’un bureau ponctuel ou permanent
• Mise à disposition de salles de réunion sur place ou dans d’autres localités en Belgique ou à l’étranger (variable selon le déploiement de la société de domiciliation)

Quelles sont les conditions pour domicilier son activité dans une société de domiciliation ?

Pour pouvoir établir le siège social de votre société dans un centre de domiciliation vous devez respecter un certain nombre d’obligations fixées par l’Etat belge, notamment avoir :

• un n° de TVA valide sur le territoire belge,
• inscrit votre entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises.

Si vous exercez en tant que personne physique, vous devez en plus communiquer la nouvelle adresse de votre activité au service population de votre commune.

Il ne s’agit ici que des conditions légales de domiciliation. Selon la société retenue pour domicilier votre activité, des conditions complémentaires pourront vous être imposées. Et celles-ci bien entendu varient selon le panel de services auxquels vous souhaitez souscrire.

A noter, certains lieux de coworking proposent également des services de domiciliation. A vous d’évaluer le service qui correspond le mieux à vos besoins, en comparant bien évidemment les coûts associés.

Domicilier votre entreprise, ça coûte combien ?

Vous vous en doutez en fonction du panel de services souscrit, les coûts sont très différents d’une société à l’autre.

Pour la simple domiciliation (soit l’établissement du siège social de votre entreprise + réexpédition du courrier), vous pouvez trouver des services à partir d’une 70 € par mois.

Si vous souhaitez en plus bénéficier d’un bureau et de salles de travail ponctuel, il faut comparer les offres des sociétés de domiciliation. En la matière, la taille de la société et le « prestige » associé au lieu peuvent influencer sensiblement les prix pratiqués !

Le conseil de votre fiduciaire digitale, domiciliation au domicile ou en société ?

Sachez que les frais engagés au titre de la domiciliation de votre entreprise peuvent être déduits de votre résultat. Mais selon les frais engagés, cette déduction est souvent assez peu importante.

Dans le cas où vous décidez finalement de domicilier votre activité à votre domicile, il est parfois possible d’estimer un loyer au titre votre occupation professionnelle du lieu. Dans ce cas votre entreprise peut prendre en charge une part de votre loyer, proportionnelle à la surface consacrée à votre activité indépendante. De même pour les diverses dépenses associées à l’usage de votre domicile : factures d’électricité, de chauffage, etc. Sur le plan financier, ce calcul peut se révéler finalement plus avantageux que le recours à la société de domiciliation. Mais tout dépend de votre statut, si vous exercez en société ou en indépendant…

Ceci n’est valable en effet que pour les sociétés et à la condition qu’en tant que dirigeant vous soyez propriétaire de votre domicile. Dans le cas où vous seriez locataire, vous devez demander l’accord de votre propriétaire qui subira une taxation supérieure (ce qui ne le ravira probablement pas !).

Si vous exercez en tant que personne physique, si vous êtes propriétaire, vous pourrez déduire le pourcentage professionnel du revenu cadastral.

En résumé, pouvez-vous faire prendre en charge l’usage professionnel de votre domicile par votre entreprise ?

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