Remboursement de frais :  que faire pour respecter la nouvelle législation ?

Votre société vous verse et/ou verse à vos salariés un « remboursement de frais propres à l’employeur » ? Vous avez sans doute reçu récemment un courrier de votre secrétariat social vous demandant de fournir plus de détails sur ces frais afin d’établir vos fiches fiscales.

Ce courrier de votre secrétariat social fait suite à un changement dans la législation qui régit le régime du remboursement de frais propres à l’employeur. Depuis le début de l’année 2022, les entreprises qui recourent à ce système sont obligées de fournir des renseignements supplémentaires dans les fameuses fiches fiscales 281.10 et 281.20 que vous connaissez certainement. Votre secrétariat social se tourne donc vers vous pour obtenir les renseignements nécessaires pour remplir ces fiches.

 Qu’est-ce qu’un remboursement de frais propres à l’employeur ?

Les remboursements de frais propres à l’employeur, concernent comme leur nom l’indique, des dépenses qui ont été payées par un dirigeant ou un salarié d’une entreprise et qui constituent en réalité des frais pour cette entreprise. Par exemple, le remboursement du ticket de parking d’un commercial ou l’indemnité journalière destinée à couvrir les frais de séjour à l’étranger.

Les remboursements effectués par l’entreprise peuvent reposer sur trois bases :

• Une pièce justificative (tickets de caisse ou factures, tickets de parking…).
• Un montant forfaitaire établi selon ce que l’administration appelle des « critères sérieux », c’est-à-dire des raisons et des montants maximum définis pas le fisc. Exemple : l’indemnité kilométrique de 0,3707 euro par kilomètre pour les déplacements effectués avec un véhicule privé.
• Un montant forfaitaire basé sur « d’autres critères », c’est-à-dire des critères arbitraires qui ne reposent pas sur une norme claire.  

Jusqu’ici, seul ce troisième type de remboursement devait donner lieu à une inscription du montant remboursé dans la fiche fiscale. Dans les autres cas, il suffisait de mentionner « justificatifs » et/ou « critères sérieux ». À partir de 2022, les montants devront être indiqués dans tous les cas.

Concrètement, que devez-vous faire ?

Si votre société vous rembourse chaque mois un montant forfaitaire, il faudra fournir à votre secrétariat social les détails liés à ce montant.

Puisqu’il s’agit d’un forfait, celui-ci peut entrer dans deux catégories :

Les critères « sérieux »

Ce sont les frais qui correspondent aux circulaires de l’administration fiscale. Cela concerne uniquement 5 types de dépenses :

• Les indemnités liées aux voyages de service : 17,75 euros/jour maximum en Belgique, 37,18 euros/jour à l’étranger.
• Les déplacements de service avec un véhicule privé : 0,3707 euros/km.
• Le travail à domicile structurel : maximum 134,71 euros/mois. Cela concerne les indemnités liés au chauffage, à l’électricité, à l’eau, etc.
• L’intervention pour l’utilisation de matériel téléphonique ou bureautique privé : connexion internet (20 euros par mois maximum), ordinateur et périphériques (20 euros par moi maximum), second écran privé pour un PC d’entreprise (5 euros par mois), imprimante ou scanner privé pour un PC d’entreprise (5 euros par mois).

Les critères « non sérieux »

Ce sont les remboursements forfaitaires qui reposent sur d’autres critères. Cela peut par exemple comprendre d’autres critères « officiels » comme ceux de l’ONSS. Dans certains cas, vous pourriez demander un ruling au Service des décisions anticipées.

Remboursement de frais : que faut-il indiquer ?

Vous devrez communiquer le montant des frais dans les listes critères sérieux et critères non sérieux à votre secrétariat social.

Et pour les notes de frais ?

En principe, vous devez déjà communiquer le détail de ces remboursements à votre comptable et/ou à votre secrétariat social. L’un ou l’autre établiront pour vous une fiche annuelle 281.20 reprenant le détail de ces montants.

Vous avez encore des questions ?

Tout cela vous paraît encore flou? Et si vous preniez contact avec un expert-comptable Amarris ? Nous avons mis au point un tableau Excel qui facilite la vie de tous nos clients et leur permet de remplir ces nouvelles obligations.