Comment déduire mes frais professionnels ?

En tant qu’indépendant ou société, vous payez des impôts sur vos revenus professionnels nets. Afin de déterminer votre revenu professionnel net, toutes les dépenses professionnelles doivent être déduites de votre revenu brut. Il est donc essentiel de savoir précisément quelles dépenses sont considérées comme frais professionnels, et dans quelle mesure ceux-ci sont déductibles. Certains frais sont intégralement déductibles tandis que d’autres ne le sont qu’en partie.

Qu’entend-on par frais professionnels ?”

Pour qu’une dépense soit considérée comme professionnelle, celle-ci doit satisfaire à quatre conditions :

1. Elle doit être en rapport avec votre activité professionnelle. Les dépenses privées sont par conséquent exclues. Les frais mixtes ne sont pris en compte qu’à concurrence de leur partie professionnelle.
2. La légitimité et le montant des frais professionnels doivent être prouvés avec force probante.
3. Les dépenses doivent avoir été effectivement consenties au cours de l’exercice d’imposition de vos revenus ou avoir le caractère d’une dette certaine et liquide. Le montant de cette dette est comptabilisé en fin d’exercice.
4. Les frais professionnels doivent être consentis afin d’enrichir ou conserver les revenus imposables.

Exemples de frais professionnels entièrement déductibles :

• Frais de locaux de votre activité indépendante : Les intérêts hypothécaires, le loyer, le chauffage, etc. sont déductibles s’ils sont indispensables dans le cadre de l’exercice de votre activité.
• Pour les bâtiments à caractère mixte, on détermine un prorata entre la quote-part professionnelle et la quote-part privée. Ce prorata s’applique à l’ensemble des frais afférents au logement.
• Téléphone
• Fournitures de bureau et frais de port
• Equipements et le matériel de bureau
• Cotisations sociales
• Pension libre complémentaire
• Assurance revenu garanti

Exemple de frais professionnels partiellement déductibles :

• Les déplacements de et vers le lieu de travail sont déductibles de manière forfaitaire, à raison de 0,15 € par kilomètre. (pour les salariés)
• Les autres déplacements professionnels avec un véhicule privé, un véhicule mixte ou un minibus, sont déductibles à 75 % seulement. (pour un indépendant)
• Excepté les frais de carburant dont la déductibilité est fixée à 75%, les autres frais afférents à l’utilisation des voitures, voitures mixtes, camionnettes et minibus, autres que ceux exclusivement affectés au transport rémunéré de personnes, sont déductibles dans l’impôt des sociétés à titre de frais professionnels à concurrence d’un pourcentage qui dépend du taux d’émission de CO2 par kilomètre et du type de véhicule (diesel / essence / électrique).
• Cadeaux d’affaires et frais de représentation : déductibles à 50 %.
• Frais de restaurant : déductibles à 69 %.
• Vêtements de travail : seules les dépenses pour des vêtements de travail spécifiques sont déductibles. Les vêtements pouvant également être portés dans le cadre de la vie privée ne sont donc pas déductibles.

Comment apporter la preuve d’une charge déductible ?

Tous les frais professionnels doivent en principe être prouvés.

Exemples de preuves : factures, quittances, notes, accusés de réception ou autres documents TVA, récépissés de l’administration fiscale, et tout autre document visé par une disposition fiscale.

Pour certaines dépenses, il n’est pas habituel de demander ou de recevoir des attestations, notamment en ce qui concerne les frais de représentation, les produits d’entretien destinés aux locaux affectés à l’activité professionnelle, les petits frais de bureau, les frais de voyage et de congrès à l’étranger et certains frais relatifs à l’utilisation mixte d’une voiture (essence, car-wash). Il faut convaincre le contrôleur que ces dépenses ont bien été effectuées. Vous pouvez utiliser à cet effet tous les moyens de preuve (témoins, présomptions de fait).

L’exception : Le forfait légal pour les professions libérales”

Si vous exercez une profession libérale, vous pouvez aussi opter pour une déduction des frais forfaitaires (pas possible pour les personnes exerçant une activité de type commercial, industriel ou agricole). Les frais sont calculés sur la base de certains pourcentages. Ces pourcentages sont appliqués sur le revenu brut, diminué des cotisations sociales. Si vous choisissez ce système, vous ne devez plus prouver vos frais réels.