Frais de déplacement professionnel : comment vous les rembourser ?

Vous vous rendez chez vos clients, régulièrement ou épisodiquement, pour les rencontrer ou effectuer une mission. Qu’en est-il du remboursement des frais de déplacement professionnel ?

Dans un précédent article, nous avons fait le point sur la meilleure manière de facturer vos déplacements à vos clients. Restent donc deux questions centrales si vous exercez votre métier comme indépendant en société :

• Quelles dépenses votre société peut-elle déduire, et à quelles conditions ?
• Quels frais pouvez-vous vous faire rembourser par votre société ?

Vous vous déplacez avec un véhicule de société

Si vous avez utilisé un véhicule appartenant à votre société, pas question de remboursement, puisque c’est cette dernière qui supportera les frais. Leur déductibilité va dépendre de deux facteurs :  

• Avez-vous roulé avec un utilitaire « léger », c’est-à-dire une camionnette ? Si oui, votre société pourra déduire la plupart des frais à 100 % (y compris les frais de carburant), sans limitation dans le temps. Quant à la TVA, vous pourrez la récupérer en fonction de l’usage professionnel du véhicule, selon un système forfaitaire : 85 % si votre usage professionnel dépasse à 50 % et 35 % s’il n’excède pas 50 %.
• Utilisez-vous une voiture mixte ou un minibus ? Dans ce cas, la déductibilité des frais dépendra de la nature de votre véhicule, avec une certitude : plus le temps passera, plus le pourcentage de déductibilité diminuera.

Attention : nous parlons ici des frais liés à l’usage du véhicule lui-même : carburant, entretiens et réparations, assurance, etc. Cela concerne aussi — hélas — les frais de parking.

Par contre, si vous devez acquitter d’un péage, par exemple parce que vous prenez l’autoroute pour aller voir un client en France, votre société pourra déduire l’intégralité de cette dépense tant que votre déplacement est bien de nature professionnelle.  

Vous vous déplacez avec votre propre véhicule

 Si vous vous déplacez avec votre propre véhicule, vous avez la possibilité de demander à votre société une indemnité kilométrique. Logique, puisque c’est votre propre voiture que vous mettez à disposition de votre société : celle-ci doit donc vous indemniser correctement. Pour faciliter le calcul, l’indemnité octroyée dépendra du nombre de kilomètres parcourus. Le gouvernement a récemment indexé ce montant : il est de 0,4020 euro par kilomètre depuis le 1^er mars 2022. Vous pouvez également vous faire rembourser les éventuels tickets de parking et de péage selon les règles liées au remboursement de frais propres à l’employeur.

Vous vous déplacez autrement

Si vous prenez le train pour vous rendre chez un client — ou l’avion si les bureaux de ce client sont beaucoup plus loin de votre entreprise — vous pouvez faire assumer le coût du billet par votre société, qui pourra le déduire en tant que frais de déplacement professionnel. Vous pouvez aussi le régler vous-même. Dans les deux cas, pensez à conserver le ticket ou la facture et la preuve de paiement.

Et les autres frais ?

Outre les frais de déplacement, votre société peut vous rembourser certains autres frais. Il s’agit par exemple :

• Des frais liés à votre logement (si votre déplacement dure plus d’une journée et si vous allez à l’étranger)
• Des menus frais comme les boissons et les sandwiches durant votre déplacement

Du moment que votre déplacement dure plus de 6 heures, vous avez droit à une indemnité forfaitaire versée par votre société. Son montant dépend du lieu de déplacement.

Attention : cette indemnité doit être diminuée des frais pris en charge par votre société. Si, par exemple, vous percevez des chèques repas, soit votre société ne vous en octroie pas ce jour-là, soit elle diminue le montant de l’indemnité de son intervention dans les chèques repas. Si vous invitez votre client au restaurant, ce sont les règles liées aux repas d’affaires qui s’appliquent (et vous ne pourrez pas bénéficier d’une indemnité pour ce repas-là). Vous pouvez aussi choisir de vous passer de l’indemnité forfaitaire et de vous faire rembourser tous vos repas et menues dépenses, mais dans ce cas vous devrez pouvoir produire un justificatif pour chacune d’entre elles. Par ailleurs, le fisc risque fort de rejeter une partie du montant si vous prenez vos déjeuners et dîners dans un restaurant étoilé. De la mesure en tout…