Logiciel de facturation : comment choisir ?

Ça y est, c’est décidé, vous arrêtez de faire vos factures dans un tableur ou un logiciel de traitement de textes. Place aux logiciels de facturation ! Mais que proposent-ils et comment faire votre choix ?

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de facturation sont disponibles en ligne. Pratiques et sécurisés, ils vous offrent tout un éventail de fonctionnalités qui vont vous permettre de vous organiser beaucoup plus facilement. Certains vont bien plus loin que la facturation et vous permettent par exemple de gérer vos projets, d’enregistrer les heures passées à travailler pour vos clients… Vous avez donc l’embarras du choix. Notre conseil : prenez un moment pour réfléchir à ce dont vous avez vraiment besoin, ce qui serait utile ou agréable, et ce qui serait superflu. 

Les fonctionnalités indispensables

Tous les logiciels de facturation vous proposent au minimum les fonctionnalités suivantes, qui vont déjà vous changer la vie si vous avez l’habitude de travailler depuis un tableur ou un traitement de texte:

• Numérotation automatique des factures
• Envoi des factures par email à vos clients
• Établissement de notes de crédit à partir de la facture à adapter
• Préparation des devis et bons de commande
• Conversion des devis et bons de commande en factures

Beaucoup vous proposent aussi, lorsque vous encodez un nouveau client, d’aller rechercher ses coordonnées dans les bases de données officielles à partir du numéro de TVA. Un gain de temps appréciable.

La plupart vous proposent aussi de renseigner manuellement les factures payées, et vous signalent sur cette base celles qui restent en souffrance. Ils vous proposent aussi des modèles de lettre de relance prêts à l’emploi pour faciliter le recouvrement.

Rapprochement bancaire : un extra bien pratique

Plusieurs logiciels disponibles sur le marché vous proposent aussi une fonction de rapprochement bancaire. Soit ils utilisent leur technologie, soit ils font appel à Codabox ou Ponto — deux outils développés par l’entreprise belge ISABEL. Dans ces deux derniers cas, vous devrez parfois aussi vous acquitter d’un abonnement à cette solution de liaison.

Lorsque le logiciel est connecté à vos comptes, il importe automatiquement toutes les entrées et sorties d’argent et les lie à vos factures. Certains comparent le montant des entrées au total TVAC de vos factures. D’autres génèrent une communication structurée que vos clients peuvent employer pour vous faciliter la vie.

Avantage : vous savez en un coup d’œil quelles sont vos factures impayées et d’utiliser la fonction d’envoi de rappels pour relancer vos clients indélicats.

Option intéressante : certains logiciels vous proposent d’automatiser cet envoi de rappels. Vous pouvez paramétrer le moment de l’envoi des rappels (par exemple 7 jours après la date d’échéance) et le contenu des courriers. La plupart vous proposent trois niveaux de rappel : premier rappel, deuxième rappel et mise en demeure, avec chaque fois un contenu adapté. Il ne vous reste plus qu’à regarder le logiciel travailler pour vous.

ATTENTION : si le rapprochement bancaire vous intéresse, oubliez les logiciels non européens. Les logiciels américains, ne vous permettent pas de vous connecter à une banque européenne : c’est le cas de Freshbooks et Quickbooks, par exemple, ou de Zoho invoice. Oubliez-les si le rapprochement bancaire vous intéresse.

En plus du rapprochement bancaire, certains logiciels vous proposent l’envoi automatique de courriers de rappel.

Export de factures

Tous ces logiciels vous proposent de télécharger vos factures au format PDF. Certains proposent aussi d’autres formats de facturation électronique. D’autres, plus évolués, vous proposent différentes possibilités pour envoyer les fichiers de facturation directement à votre comptable. Pratique si votre comptable a digitalisé ses opérations.

Gestion des achats et des notes de frais

De nombreux programmes de facturation vous permettent de numériser vos factures d’achat et vos notes de frais. Une solution bien pratique aussi pour envoyer ensuite ces documents à votre comptable.

D’autres fonctions peuvent être disponibles :

• Préparation et envoi de bons de commande à vos fournisseurs
• Rapprochement bancaire de vos factures d’achat (histoire de savoir ce que vous avez déjà payé)
• Prévisions de trésorerie sur base de vos achats et de vos ventes

Intégration des paiements en ligne

Si vous comptez proposer à vos clients de payer en ligne au moyen de solutions comme PayPal, Stripe ou Mollie, certaines apps de facturation permettent de les intégrer dans votre processus de facturation. Vos factures comportent alors un lien vers vos services de paiement en ligne, et marquent vos factures comme payées si le client utilise cette fonctionnalité.

Et bien d’autres possibilités…

Sachez enfin qu’il existe une foule de fonctionnalités supplémentaires. À vous de faire votre shopping en fonction de vos besoins :

• Reporting (chiffre d’affaires par client, par produit ou service…)
• Factures récurrentes automatisées
• Gestion de votre prospection (CRM, pipeline commercial, emailing…)
• Signature en ligne des devis
• Gestion multilingue (pratique si vous avez des clients néerlandophones ou anglophones)
• Gestion de projets
• Fiches de temps (pour enregistrer vos prestations et/ou celles de vos employés)
• Statistiques de rentabilité (si vous avez activé la gestion de projets et les factures d’achat)
• …

Faut-il un logiciel de facturation belge ?

Dernière question : vaut-il mieux choisir une application belge ? Si vous préférez, oui. Sinon, la plupart des applications françaises ou européennes conviendront également, car elles proposent les mêmes fonctionnalités. Si vous voulez profiter des fonctions de rapprochement bancaire, vous devrez en tout cas vous limiter à l’Europe : les logiciels américains ou indiens ne conviendront pas.

Quelques logiciels belges : Smoall, Cegid, Direct Invoice, Teamleader, …

Logiciels européens : Axonaut, Zervant…

Logiciels non européens : Quickbooks, Freshbooks, Zoho Invoice

Et voilà ! Il ne vous reste plus qu’à faire le test avant de franchir le pas : la plupart de ces applications vous proposent en effet un essai gratuit. Profitez-en !