Pouvez-vous jeter vos factures après les avoir scannées et envoyées à votre comptable ?

Une gentille lectrice s’inquiète de ce qu’elle doit faire des factures “papier” reçues de ses fournisseurs. Réponse de votre expert-comptable.

Stefania : (prénom fictif pour protéger l’identité de notre gentille lectrice): j’ai une question un peu idiote à te poser.

L’expert-comptable : Il n’y a pas de questions idiotes, jeune entrepreneuse pleine d’avenir. Qu’est-ce qui te tracasse ?

Et bien voilà. Mon bureau comptable me permet de lui envoyer toutes mes factures sous forme électronique.

Tu as choisi un comptable moderne, félicitations!

Oui, mais il y a un truc qui me chipote. Quand un fournisseur m’envoie une facture électronique, tout va bien. Mais s’il m’envoie une facture papier, est-ce que le scan est une preuve suffisante pour le fisc et la TVA? Ou bien est-ce que je dois garder toutes mes factures papier.

Tu poses là une excellente question, jeune entrepreneuse pleine d’avenir. Et ma réponse va certainement te plaire: tu peux jeter ta facture papier à la poubelle après nous l’avoir envoyée.

Tu en es certain? Comment cela se fait-il?

Et bien, tu sais sans doute que le gouvernement fait tout aujourd’hui pour promouvoir la facture électronique.

Oui, mais qu’est-ce que ça a à voir avec la facture papier ?

Tout! En réalité, pour permettre la facturation électronique, et sous l’impulsion d’une directive européenne, la loi belge prévoit que le papier n’est pas plus une preuve d’authenticité que la facture électronique. Sans entrer dans les détails, la loi considère désormais que pour qu’une facture soit valable, chaque assujetti doit pouvoir assurer l’authenticité de son origine, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu.

Euh, d’accord, mais ça veut dire quoi en clair?

Et bien, cela signifie qu’il faut pouvoir donner une “piste d’audit” fiable pour chaque facture, qu’elle soit papier ou électronique. En clair, pour prouver l’authenticité de la facture, tu peux faire intervenir une série d’autres documents qui l’entourent: un bon de commande, un bon de livraison, l’extrait de compte qui prouve que tu as réglé la facture. En clair, lorsque tu peux documenter la “vie” de chaque commande, ce qui est toujours le cas!

Ah, d’accord. Donc, je peux vraiment jeter mes factures papier?

Tout à fait. Cela dit, et même si ton comptable garde une copie de la facture dans ses fichiers, je te conseille de garder toi aussi une copie papier.

Merci !

À ton service, jeune entrepreneuse. Au fait, tu ne m’as pas demandé ce qu’il fallait faire pour pouvoir envoyer valablement une facture électronique à tes clients.

Je n’y avais pas encore pensé.

C’est tout simple. Je t’expliquerai cela lors de notre prochaine discussion!

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